консультант по бюджетному обліку і податків
Алевтина Кочкіна, керівник департаменту з аутсорсингу бюджетних установ компанії Інтеркомп
Історія «аутсорсинг» як моделі організації внутрішніх функцій установи
Сам термін «аутсорсинг» походить від скорочення англомовної фрази «outside resource using», що в перекладі «використання зовнішніх ресурсів» і має на увазі залучення для виконання будь-яких робіт в установі зовнішнього виконавця, не співробітників установи, а професійної організації. Існує кілька версій появи такого явища як «аутсорсинг», одна з яких говорить, що першим використовувати аутсорсинг став Генрі Форд в США в 40х роках двадцятого сторіччя при виробництві своїх знаменитих автомобілів. Однак, навіть історія СРСР показує, що практику залучення підрядників фактично стали використовувати на багато років раніше, в тому числі і в СРСР. Прикладом може служити надання колективним колгоспним господарствам послуг з обробки землі спеціалізованими транспортними господарствами, які були утворені через нестачу в той час тракторної техніки, так необхідної для сільського господарства. Іншим прикладом є розрахункові центри для великих промислових підприємств, які організовувалися для розрахунку заробітної плати співробітникам підприємств і збору статистики по виконаним трудовим нормам.
Однак в перші роки сучасної історії Росії залучення підрядників або, як тепер модно називати практику «передачі на аутсорсинг процесів» в державних установах великого поширення не одержало. Більшість бюджетних установ постаралося забезпечити всі свої процеси силами власних співробітників, залучаючи зовнішні організації для виконання робіт хіба що в одиничних випадків, наприклад для проведення ремонту.
В останні кілька років ситуація кардинально змінилася. Модель аутсорсингу, прекрасно зарекомендувала себе в роботі комерційних компаній, стала активно впроваджуватися в державному секторі і в установах освіти зокрема.
На сьогоднішній день, найбільш активне поширення отримало кілька основних напрямків аутсорсингу: аутсорсинг господарських функцій, аутсорсинг в області інформаційних технологій і аутсорсинг облікових функцій.
Аутсорсинг господарських функцій
До аутсорсингу господарських функцій, як правило, відносять передачу зовнішніх підрядникам таких процесів як: прибирання приміщень, ремонт та роботи з благоустрою прилеглих територій, харчування співробітників і учнів, охорону та інших необхідних робіт для установи, але не є основною діяльністю установи.
Дана практика стала вже буденною для більшості установ і вона не викликає жодних побоювань або сумнівів в умах керівників, так як в більшості випадків залучення зовнішніх виконавців економічно виправдано і істотно скорочує навантаження на керівників з контролю стану господарських процесів.
Ваших колег зараз найбільше цікавить:
• Як полегшити собі роботу над 6-ПДФО
• Довідка для центру зайнятості: вважаємо середній заробіток
• Виправляємо помилки в розрахунку допомоги по лікарняним
Аутсорсинг в області інформаційних технологій
Аутсорсинг в галузі інформатизації та інформаційних технологій в освітніх установи почав дуже динамічно розвиватися в останні 5 років. Активний розвиток проектів електронного уряду серйозно торкнулося питання щодо впровадження сучасних технологій в більшість державних інститутів і сфера освіти була однією з перших, де начлі реалізовуватися різні масштабні проекти. Сьогодні практично не залишилося навчальних закладів, до яких не дотяглися лінії глобальної мережі Інтернет і не використовується сучасна комп'ютерна техніка. Швидкими темпами розвиваються різні хмарні інформаційні ресурси і впровадження єдиної інформаційної платформи на базі 1С. У зв'язку з цим, суттєво зросла потреба освітніх установ в ІТ фахівцях високої кваліфікації для впровадження інформаційних систем і підтримки коректної роботи інформаційних баз і обладнання. Саме це завдання з успіхом вирішують професійні ІТ провайдери. Практика показала, що як правило в невеликих установах постійно тримати власного ІТ фахівця економічно не доцільно, так як універсальні фахівці з високою кваліфікацією, здатні забезпечувати виконання завдань в дуже широкому діапазоні, мають досить високі зарплатні очікування, реалізувати які в бюджетній установі досить складно з- за обмеженого бюджету, а залучення фахівців з низькою кваліфікацією невиправдано, тому що він не здатний виконати всі необхідні завдання в оптимальний термін. В даний момент кількість пропозицій сервісних компаній в області інформаційних технологій досить велике і керівник досить легко може знайти задовольняє за ціною і якістю провайдера.
Аутсорсинг облікових процесів і адміністративних функцій
Аутсорсинг облікових процесів в бюджетних установах є найбільш активно розвиваються напрямком останніх років. Дане напрямки аутсорсингу охоплює такі критично важливі процеси установ як забезпечення бухгалтерського та кадрового обліку з урахуванням вимог законодавства у сфері бюджетного обліку і підтримання планово-економічної діяльності, розрахунок заробітної плати для співробітників і стипендій для учнів, юридичний супровід діяльності установи, забезпечення закупівельної діяльності, інвентаризація майна установи, підтримка робіт в єдиних інформаційних системах і багато іншого. Поштовхом до розвитку аутсорсингу облікових функцій в освітніх установах стала реалізація пілотного проекту Департаменту освіти Москви (далі - догма), підсумки якого були визнані успішними на рівні ЦКУ Дирекції догм (див додаток). В рамках проекту кілька десятків освітніх установ, які мають вади у процесах забезпечення облікових функцій, були передані на обслуговування професійної сервісної компанії, яка провела перевірку стану бухгалтерського і кадрового обліку, відновлення відсутньої документації і налагодити всі процеси обробки облікової документації і здачі звітності. Реалізований пілотний проект переріс у масштабну компанію з передачі облікових процесів аутсорсинг провайдерам.
Оцінка ефективності залучення аутсорсинг провайдера
У разі залучення аутсорсинг провайдера, одними з ключових питань, що стоять перед керівником установи є: визначення доцільності залучення провайдера і оцінка ефективності роботи підрядника.
Визначення доцільності залучення провайдера можна провести шляхом оцінки переданого процесу за кількома критеріями:
По-перше, то формализуемость процедур переданого процесу: можливість точної постановки завдання перед підрядником і формализованность вимог щодо якості, термінів виконання та процедурам переданого процесу.
По-друге, можливість реалізації даного процесу аутсорсинг провайдером. В даному випадку необхідно звернути увагу на ресурсну базу потенційного підрядника: наявність у нього необхідних технічних засобів для виконання робіт, достатність і кваліфікація персоналу, який буде задіяний на виконанні робіт за договором, наявність досвіду при обслуговуванні по переданим процесам у схожих установ.
По-третє, економічна доцільність, а саме зіставлення вартості контракту на видатки установи при самостійній реалізації процесу силами власних співробітників. В даному випадку необхідно враховувати не тільки ФОП співробітників, але і податкові відрахування, а також непрямі витрати які неминуче виникнуть в процесі виконання робіт. Також необхідно врахувати час керівника, який витрачається на контроль власних співробітників. У разі залучення провайдера як правило контрольні процедури віднімають істотно менше часу керівника організація, контролюється тільки результат виконаних робіт.
Врізка: Політика догм передбачає дотримання правила: витрати на реалізацію функції по веденню бухгалтерського обліку не повинні перевищувати 1% від загального обсягу фінансування.
По-четверте, відсутність юридичних обмежень щодо залучення підрядника: вимог з ліцензування діяльності і наявності соотвествующих ліцензій у підрядника, обмежень по доступу до документації або даними, які можуть бути використані в процесі роботи з підрядником і т.д.
Важливим моментом у співпраці з провайдером, як і з будь-яким іншим підрядником, є умови договору обслуговування, в якому обов'язково необхідно відобразити детальний склад робіт і розцінки, за якими будуть тарифікуватися послуги фахівців ІТ компанії, а також терміни виконання робіт з моменту направлення заявки від установи . Крім того, необхідно врахувати вимоги дотримання прав кінцевих споживачів, відповідальність за недотримання умов договору.
Роз'яснення відомств - використання аутсорсингу
На прикладі аутсорсингу облікових функцій:
Правові засади залучення зовнішньої бухгалтерської компанії встановлені
У першій десятці списку (всього 58 об'єктів в списку):
- Послуги з ведення бухгалтерського обліку
- Послуги з технічного обслуговування систем оповіщення
- Послуги з обслуговування інженерних систем
- Послуги з очищення та дезінфекції вентиляції
- Послуги з розробки проектно-кошторисної документації
- Послуги з вивезення ТПВ та ГКР
- Послуги з прибирання внутрішніх приміщень
- Послуги з прибирання прилеглої території
- Послуги з миття вікон із застосуванням промислового альпінізму
- Послуги з дезінсекції та дератизації
Популярні статті за темою
Читайте в наступних номерах журналу "Зарплата в установі"