Марина МАКАРЕНКО,
генеральний директор Intercomp Україна
Залучення професійних комерційних організацій для реалізації частини процесів в бюджетній сфері останнім часом активно обговорюється на всіх рівнях державного управління. Раніше мова заходила в основному про технічне обслуговування, надання техніки, охорони і прибирання, тепер же в центрі уваги - забезпечення фінансово-господарської діяльності бюджетних організацій. Аутсорсинг останньої - це передача обліково-фінансових процесів бюджетної установи, до яких відносяться бухгалтерський і податковий облік, а також виконання вимог бюджетного обліку, на забезпечення професійної бухгалтерської компанією
Залучення зовнішніх бухгалтерських організацій
Аутсорсинг - модель управління, позначена новим терміном, але існувала і раніше під назвою «залучення підрядної організації»: в 70-х роках ХХ століття діяли спеціалізовані обчислювальні центри, які забезпечували бухгалтерські процеси, такі як: розрахунок заробітних плат співробітників, процеси закупівель матеріалів і реалізації товарів для державних підприємств і установ. Сьогодні на прикладі бюджетних установ освітньої сфери Росії можна детально вивчити використання державою моделі аутсорсингу обліково-фінансових процесів бюджетних установ в дії - це реформування фінансових відділів в установах і перенесення обліково-фінансових процесів в окремі централізовані бухгалтерії. В якості альтернативи останнім активно виступають і комерційні професійні організації.
Спроби залучити учасників комерційного сектора бухгалтерських послуг на допомогу державним структурам в частині реалізації облікових функцій були ускладнені рядом факторів. Серед них - специфіка бюджетного обліку з точки зору правил ведення облікових процесів і мала кількість компаній, що володіють необхідним штатом фахівців; особливий порядок залучення підрядних організацій до обслуговування державних установ та фінансування послуг сторонніх компаній; відсутність розуміння і довіри у керівників бюджетних організацій до комерційних компаній. В даний час ситуація починає змінюватися, і все більше бюджетних установ передають обліково-фінансові процеси аутсорсинг-провайдерам.
Слід зазначити, що укладення договору про бухгалтерський обслуговуванні має на увазі передачу аутсорсинг-провайдера функції відображення фінансових операцій установи в бухгалтерському та податковому обліку, оформлення документації та складання звітності. Установа ж при цьому залишається одержувачем і розпорядником бюджетних коштів, так що побоювання багатьох керівників з приводу того, що передача облікових процесів зовнішнім бухгалтерським компаніям обмежує свободу розпорядження власними засобами, безпідставні.
практичний досвід
Запрошення аутсорсинг-провайдера для обслуговування бюджетних установ не було випадковим. Низька якість звітних даних і несвоєчасність подання звітності в бюджетній сфері досягло рівнів, при яких ефективне управління підвідомчими установами стало вельми скрутним.
В рамках пілотного проекту на аутсорсинг було переведено 20 московських шкіл. Така модель бухгалтерського обслуговування передбачає два стандартних послідовних етапи: попереднє впровадження (т. Е. Підключення до послуг аутсорсинг-провайдера) та регулярне обслуговування.
На етапі попереднього впровадження фахівці бухгалтерської компанії для початку провели ревізію поточного стану бухгалтерського обліку та зданої звітності, перевірили наявність внутрішньої нормативної документації. У ряді випадків виявилися різні порушення і відсутність необхідної, як бухгалтерської, так і нормативної, документації. Для усунення виявлених порушень були проведені заходи по відновленню обліку і здачі коректує звітності, що дозволило отримати вихідні облікові дані, необхідні для подальшої якісної роботи як бухгалтерів провайдера, так і співробітників шкіл.
Наступним етапом було перенесення облікових процесів на автоматизовану облікову базу провайдера - програмну платформу 1С. Програмісти здійснили настройку баз даних, внесли вихідну облікову інформацію, налагодили механізм формування і здачі звітності електронними каналами зв'язку.
Для забезпечення процесів обробки первинної бухгалтерської документації та передачі вихідних облікових даних в школах були обладнані спеціальні автоматизовані робочі місця - програмно-апаратні комплекси, які складалися з: персональних комп'ютерів з необхідним програмним забезпеченням, засобів сканування, копіювання і друку, а також обладнання щодо забезпечення захисту електронного каналу зв'язку для обміну інформацією.
Після закінчення зазначених попередніх робіт школи переходили на регулярне обслуговування. і протягом усього року фахівці провайдера забезпечували бухгалтерський і податковий облік, а також контролювали дотримання вимог бюджетного обліку.
Процес регулярного обслуговування здійснювався з використанням найбільш поширеною - дистанційної моделі виконання операцій фахівцями провайдера, які перебували не на території, що обслуговується школи, а в операційному центрі провайдера.
Участь співробітників обслуговуваних установ в процесі бухгалтерського і податкового обліку обмежувалося передачею вхідних первинних бухгалтерських документів, одержуваних установою, в операційний центр провайдера, роздруківкою і підписанням підготовлених бухгалтерами провайдера готових форм вихідних документів.
Оцінка «Успіх»
Хід пілотного проекту ретельно контролювався. Протягом року в школах проходили як планові, так і позапланові перевірки Департаменту освіти міста Москви та ревізії різних контролюючих органів.
Пілотний проект був визнаний успішним як безпосередньо клієнтами - директорами шкіл, так і замовником - Департаментом освіти міста Москви, що дозволило істотно розширити список установ, які переходять на аутсорсинг обліково-фінансових процесів.
Успіх пілотного проекту, а також численні приклади обслуговування не тільки освітніх установ, а й інших організацій бюджетного сектора підтверджують ефективність даної моделі забезпечення фінансово-господарської діяльності.
Стандартні помилки і конкретні вигоди
Важливим фактором у формуванні собівартості облікових процесів також є вартість часу керівника, який витрачається на контроль роботи внутрішніх бухгалтерів, а також часу інших співробітників, які на різних стадіях залучені в обліково-фінансові процеси або виконують ряд непрофільних для себе операцій, наприклад, таких як оформлення або передача документації.
Тепер же зупинимося детальніше на перевагах використання аутсорсингу обліково-фінансових процесів бюджетними організаціями.
1. Перш за все, це підвищення якості облікових процесів. Професійний провайдер містить великий штат бухгалтерів, які мають необхідну кваліфікацію, що дозволяє якісно здійснювати процес бухгалтерського обслуговування і вирішує питання заміщення бухгалтера на час його відсутності або хвороби.
2.Устраняется необхідність технічного забезпечення облікових процесів самим установою. так як всі операції виконуються на технологічній базі провайдера і він же забезпечує технічне обслуговування серверного, мережевого та іншого обладнання, проводить його модернізацію, виконує оновлення програмних продуктів, а також налаштування в разі будь-яких змін.
3. Істотно знижуються адміністративні та фінансові ризики. Передаючи на аутсорсинг провайдеру процес бухгалтерського та податкового обліку, установа покладає на нього відповідальність за якість обслуговування, що закріплюється умовами договору. У разі ризику винесення штрафних санкцій провайдер буде відстоювати інтереси установи, в разі ж винесення таких санкцій - виплатить компенсацію.
4. Ще одна важлива перевага - скорочення витрат на забезпечення обліку. Практика показує, що при залученні професійного зовнішнього підрядника можна досягти скорочення витрат на 20%. Це пов'язано з ефективним використанням співробітників, які одночасно обслуговують кілька організацій, а також наявністю у провайдера сучасних технологічних рішень, що дозволяють підвищити продуктивність праці власних фахівців.