Менеджеру, відповідального за впровадження корпоративних систем і ECM / Sharepoint зокрема дуже важливо володіти (якщо то виробити терміново) навичками менеджера. Це дуже важливо так як впроваджуються вами технології це інновації змінює роботу багатьох, часто є якісь альтернативні рішення до яких виробилася звичка. Що хочу підкреслити в зв'язку з цим з приводу навичок:
- Спілкуйтеся і слухайте. Спілкуйтеся особисто, пишіть листи, розсилки. Під час комунікацій пояснюйте суть технологій, переваг і змін. Уважно ставтеся до всіх питань, запитам, сумнівам. Горите а потім слухайте, слухайте і ще раз слухайте.
- Демонструйте чітке бачення. Завжди майте при собі презентацію Бачення розвитку корпоративної платформи Sharepoint під рукою. Дуже бажано щоб вона була схвалена вищим керівництвом компанії.
- Вивчайте. Терпіть. Вивчайте.
- Проповідуйте вашу технологію і слідуйте їй.
- Формуйте довірчі відносини. Будьте чесними. Чесно розповідайте як про можливості платформи так і про її обмеження і недоліки. Sharepoint це далеко не ідеал. Ідіотські помилки і навмисні обмеження які були закладені в платформу не дадуть вам вільно і легко парити. Але і багато того доброго що є в платформі дозволить вам зробити багато. Пояснюйте чесно людям що навіть ефективні рішення впустять на початку їх продуктивність - крива навчання завжди має місце бути зі своїм провалом але зате з яким злетом.
- Делегуйте повноваження. Раніше я писав що за фактом в підрозділах знаходяться люди які готові і можуть самостійно повести невеликий проект розробки та впровадження на Sharepoint невеликого бізнес рішення. Також вони допоможуть вам допомогти з подальшим адмініструванням.
- Будьте дипломатичні, будьте політиками. Уникайте лоб в лоб зіткнень там де вам дуже не раді якщо є така можливість. До крайніх скептиками які несуть в собі виключно негативне ставлення до вашого проекту краще ставиться обережно - і навіть на деякий час від них дистанціюватися. Наберіть міцності в зв'язках в організації, отримаєте більше позитивних результатів і з ними йдіть на "фашистів" в бій. Зверніть увагу на статтю "Хто може бути корисний для змін?"
Якщо ви раніше не були знайомі з ECM технологіями і Sharepoint зокрема - варто не тільки прочитати книги / статті / блоги, подивитися демонстраційні ролики, послухати друзів / консультантів / постачальників - але і самому спробувати. Якщо у вас досвідчені ІТ-шники і у них є вільний час - ви можете розгорнути кілька рішень. Якщо таких ресурсів немає - ви можете дуже недорого купити за моделлю Software as a Service хостинг на місяць або навіть мати можливість скористатися безкоштовними пропозиціями в мережі.
Керівники підрозділів в яких впроваджується Sharepoint задають питання - як мені зі свого боку допомогти впровадженню. Вже сама постановка такого питання керівником - це можливість, а подальше проходження лінії підтримки - величезний фактор успіху в проекті впровадження.
Що можна порекомендувати керівникові:
На одному великому проекті впровадження Sharepoint зауважив дуже цікавий організаційний ефект. При впровадженні Sharepoint в організації по підрозділам призначають відповідальних. Це люди які збирають вимоги, першим йдуть в бій з Sharepoint - вчаться його використовувати на advanced рівні, просувають нововведення в своїх підрозділах. На цих людях також первинна підготовка (настройка, наповнення) рішень разом з Sharepoint консультантами.
Так ось парадокс полягає в тому що за рік близько 30% відповідальних за всіма підрозділами звільнилися. Причому загальний рівень плинності кадрів по організації незрівнянно менше.
Задумався чому. Спробував зрозуміти кого призначають часто відповідальним в підрозділі: найпрацьовитіших, найбільш технологічно підкованих і ... не дуже то і цінують. Най-най цінних з точки зору керівництва чіпати не хочеться. Найдурніших призначати не має сенсу. Таким чином керівництво автоматично потрапляє перстом в аудиторію високою групи ризику. Причому по догляду багатьох людей я щиро шкодував - це були насправді дуже світлі голови - і моя думка що організація багато втратила.
Хочу звернути вашу увагу на проблему міграції Excel файлів. Проблема виникає в тому випадку якщо Excel файлів дуже багато і в більшості з них використовуються зв'язку друг на друга. Часто зв'язку є абсолютними.
Проблему формує то що
- Абсолютний шлях після перенесення на Sharepoint буде недійсним
- Частина файлів необхідно буде перейменувати так як не всі вони відповідають стандартам іменування файлів Sharepoint
- Велика кількість файлів які треба оновити - це великий обсяг роботи для бізнес користувачів
Перше що хочеться зробити - звернутися в Microsoft за чудо-гайда або ще краще інструментом. Але в Microsoft ввічливо посміхаючись тобі запропонують пару варіантів:
- Звернутися до вендорам для придбання або розробки інструментів міграції (стоять дуже дорого на великих обсягах)
- Сформувати правильні очікування користувачів - читай нехай самі e "; ться зі своїми Excel файлами
- Писати своїми руками код міграції - по суті автоматичну обробку Excel файлів
- Чи не мігрувати файли на Sharepoint
- Переписати рішення на Sharepoint - замінити працюючі схеми роботи з даними в Excel включаючи пов'язані Excel файли на рішення на основі Sharepoint
Слід відразу зазначити що кинувшись в бік Excel Web apps відразу отримуєш натяк - "а що ви хотіли від пляжної версії Excel". Вообщем завдання на подумати.
При масштабне впровадження корпоративного порталу Sharepoint ви познайомитеся з проблемою інтеграції даних. Це стосується наскрізних бізнес процесів. Назвемо їх слонів. Давайте для прикладу подивимося на процес управління договорами. Договору є у всіх, кожен їх по своєму обробляє - у продажу одне, у юристів друге, у економічній безпеці третє, у бухгалтерії ще своє. Як правило ви можете зачепитися за один або кілька клаптиків такого Слона. Наприклад почнете автоматизацію правового забезпечення та контролю оплати рахунків за договорами. Continue reading →