Кожна організація, самостійно визначає, коли її працівники будуть йти у відпустку, при цьому враховується місяць їх оформлення в штат. Для цього створюється графік щорічних відпусток, на підставі якого формується резерв їх оплати.
Як показує практика, найчастіше співробітники фірм відпочивають в літню пору року, тому і трапляється нерівномірний розподіл витрат на оплату відпусток. Щоб оптимізувати податкове навантаження роботодавцям необхідно створювати резерв на оплату відпусток у податковому обліку, порядок формування якого регламентується статтею 324 Податкового Кодексу РФ.
Головні цілі та принципи резерву
Резерв на оплату відпусток створюється для того, щоб роботодавці змогли рівномірно включати відповідні витрати в щомісячні витрати на оплату праці. Таким чином, їм вдасться зменшувати протягом звітного року податкову базу. Незважаючи на те, що порядок формування відпускного резерву регламентується НК, його створення є абсолютно добровільним.
Резерв можуть створювати юридичні особи, які є платниками податку на прибуток і визнають свої витрати і доходи за методом нарахування. Ті компанії, які є платниками ОСНО або ССО, які застосовують при обчисленні витрат і доходів касову методу, не повинні формувати відпускної резерв.
При створенні відпускного резерву відповідальним особам компанії потрібно орієнтуватися на регламент Податкового Кодексу РФ, а саме на статтю 324. Варто відзначити, що організації, які є платниками податку на прибуток, можуть вести відповідний податковий регістр, в якому відбивається використання відпускного резерву, в електронній формі . Якщо компанія приймає рішення не створювати відпускної резерв, їй все одно потрібно відобразити цей факт в обліковій політиці.
Важливим моментом, який повинні враховувати бухгалтера, є процедура покриття витрат з відпускного резерву.
З нього можна покривати тільки відпускні, а також нараховані на них страхові внески. При цьому якщо співробітник отримує від компанії компенсацію за невикористану відпустку, то ці суми не покриваються за рахунок резерву. Якщо відповідальні особи порушать норми Федерального законодавства, що стосуються процедури формування і використання відпускного резерву, то до них контролюючі органи застосують штрафні санкції.
Відображення резерву в обліковій політиці
- порядок розрахунку відпускного резерву;
- з якою періодичністю він буде створюватися;
- які види облікових регістрів будуть використовуватися бухгалтерами для відображення відпускного резерву.
Якщо в звітному році юридичною особою був створений такий резерв, відмовитися від нього роботодавець зможе тільки в початку наступного року, після внесення відповідних змін до облікової політики. В обліковій політиці крім відпускного резерву юридична особа повинна відображати наступні моменти:
- яким способом буде проводитися резервування;
- максимальна сума відрахувань у відпускний резерв;
- величина щомісячних відрахувань в процентному співвідношенні.
Визначення щомісячного відсотка відрахувань
Порядок визначення щомісячного відсотка відрахувань до відпускної резерв регламентується 324 статтею Податкового Кодексу РФ. Організація, яка створюється такий резерв, зобов'язана створити спеціальну кошторис. При цьому у відповідному податковому регістрі повинні відображатися фактичні суми відрахувань.
Кожна компанія самостійно розробляє форму такого кошторису, так як законодавством не передбачена типова форма. Після цього розроблений бланк розрахунку затверджується додатком, який є невід'ємною частиною облікової політики. Замість додатки компанія може затверджувати форму кошторису окремим наказом.
Як у відпускний резерв робиться розрахунок відрахувань?
У тому випадку, коли компанія прийняла рішення створити відпускної резерв, їй необхідно буде включати до витрат на оплату праці суми щомісячних резервних відрахувань. Таким чином, буде здійснюватися не тільки планування, але і вирівнювання витрат кожного податкового періоду.
Що слід розуміти під поняттям «оплата праці», яке безпосередньо впливає на формування відпускного резерву:
Щоб на звітний рік визначити передбачувану суму витрат для фонду оплати праці, можна використовувати кілька способів:
- задіяти дані попереднього звітного періоду (року);
- використовувати штатний розклад.
Варто зазначити, що у відпускний резерв не повинні включатися виплати, які робить компанія фізичним особам на підставі договорів цивільно-правового характеру та оплата відпускних.
Як в податковому обліку має відображатися відпускної резерв?
У тому випадку, коли компанія створює відпускної резерв, то всі витрати, які будуть виникати в зв'язку з відпустками, повинні буту списуватися саме за рахунок нього. Якщо його не вистачить, то в цьому випадку різниця буде зменшувати податкову базу звітного періоду. Невикористана в звітному році сума відпускного резерву повинна переноситися на наступний рік.
Бухгалтерам таких організацій потрібно враховувати один нюанс. У податковому та бухгалтерському обліку процес створення відпускного резерву буде відрізнятися.
Приклад. У бухгалтерському обліку процес створення відпускного резерву відображається Кт 96 Дт 20. У податковому обліку компанія може не відображати момент його створення. У бухгалтерському обліку процес створення і використання відпускного резерву повинен відображатися в такий спосіб: