Застосування і форма прибуткового ордера
Прийом та видача готівкових коштів з каси підприємця або юридичної особи здійснюється з використанням передбачених нормативними актами Центробанку Росії і Росстату касових документів. Такими є:
- прибутковий касовий ордер (пріходнік), форма № КО-3, форма згідно ОКУД № 0310003,
- видатковий касовий ордер (расходник), форма, № КО-2, форма згідно ОКУД № 0310002.
Використання зазначених документів необхідно при здійсненні всіх грошових операцій по касі, незалежно від того складалися при цьому інші первинні документи. Касові ордери застосовуються спільно з відомостями, авансовими звітами та іншими бухгалтерськими документами, оформляються при русі готівки. Всі оформлені ордера фіксуються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. У правій частині сторінки журналу, в спеціальних графах проставляється порядковий номер і дата прибуткового ордера, сума за ордером і примітка при необхідності.
Зверніть увагу: касові документи не оформляються при операціях з готівкою, що здійснюються ВП у разі ведення ними обліку доходів / прибутків і витрат, а так само інших об'єктів оподаткування або фізичних показників.
Заповнення прибуткового касового ордера
Безпосереднє заповнення бланка ордера здійснюється зазвичай співробітником бухгалтерії. А прийом грошових коштів по ньому виробляє співробітник, на якого покладено обов'язки з прийому та видачі готівкових грошових коштів. Таким співробітником може бути касовий працівник (касир) або інша особа призначена розпорядженням керівника або індивідуального підприємця. Перед тим як допустити працівника до роботи з готівкою в касі, його слід ознайомити з його правами та обов'язками. Також, перед тим як приступити до роботи касир підписує так зване «Зобов'язання касира» і договір про матеріальну відповідальність. Ці документи дозволять пред'явити претензії до касира в разі відсутності прийнятих грошових коштів в касі. Якщо в штаті немає касира, операції з грошовими коштами по касі можуть проводитися керівником підприємства або індивідуальним підприємцем.
Пріходнік можна заповнити онлайн, на персональному комп'ютері без виходу в мережу або кульковою ручкою. У деяких організаціях доступні програмно-технічні засоби автоматизації, які при прийомі грошових коштів не тільки перераховують готівку, а й формують касові документи.
Численні сервіси в мережі інтернет дозволяють прибутковий касовий ордер заповнити онлайн. Це можна зробити як з реєстрацією в системі, так і без. Незручність при заповненні документів в інтернеті може полягати в тому, що іноді сервіс може бути недоступний внаслідок профілактики або пошкодження кабелю, або в зв'язку з проблемами у провайдера. Найзручніше скористатися готовим зразком. Бланк прибуткового касового ордера скачати можна на нашому сайті.
Зверніть увагу: виправлення помилок і помарок в прибуткових і видаткових касових ордерах не допускаються.
Правильне заповнення прибуткового касового ордера важливо тим, що в разі помарок або помилок документ доведеться підписувати складати і підписувати заново. Це один з небагатьох (поряд з видатковим ордером) документів, щодо якого не дозволені виправлення.
Для прийому в касу готівкових коштів, заповнений пріходнік повинен мати підпис головного бухгалтера (або бухгалтера в разі відсутності головного). Перед прийняттям готівкових коштів касовий працівник повинен переконатися в тому, що в пріходніке є всі необхідні підписи.
Зверніть увагу: Якщо при перерахунку коштів, що вносяться з'ясується недолік готівки, а особа, яка вносить гроші, відмовляється довнести відсутню суму, то гроші повертаються, а прибутковий ордер перекреслюється і повертається бухгалтеру для переоформлення.
Бланк ПКО складається з двох, розділених лінією відрізу, частин. Самого ордера і квитанції (корінця) до нього. Заповнюються вони в такий спосіб:
Після прийому касиром готівки, корінець прибуткового касового ордера відривається і передається особі, яка внесла гроші. Сам ордер залишається на зберігання в касі. Загальний термін, встановлений для зберігання таких документів, дорівнює п'яти рокам. Перебіг строку починається з закінчення того фінансового року, в якому і був складений прибутковий ордер.
Правильно скласти документ допоможе зразок заповнення прибуткового касового ордера:
