Ділові переговори - це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони імеютсовпадающіе, або протилежні інтереси.
Переговори призначені для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками отримати угоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників. Переговори складаються з виступів і відповідних виступів, запитань і відповідей, заперечень і доказів. Переговори можуть протікати легко чи напружено, партнери можуть домовитися між собою без праці або з великими труднощами, або взагалі не прийти до згоди. Тому для кожних переговорів необхідно розробляти і застосовувати спеціальну тактику і техніку їх ведення. Узагальнена схема їх проведення має наступний вигляд: підготовка переговорів; проведення переговорів; завершення переговорів.
Підготовка ділових переговорів. Успіх переговорів в значній мірі залежить від того, наскільки добре ви до них підготувалися. До початку переговорів необхідно мати розроблену модель:
- чітко уявляти собі предмет переговорів і обговорювану проблему, ініціатива на переговорах буде у того, хто краще знає і розуміє проблему;
- обов'язково скласти приблизну програму, сценарій ходу переговорів;
- намітити моменти своєї непоступливості, а також проблеми, де можна поступитися, якщо несподівано виникає глухий кут у переговорах;
- визначити для себе верхній і нижній рівні компромісів з питань, які на ваш погляд, викличуть найбільш жарку дискусію.
Проведення переговорів. У практиці менеджменту при проведенні ділових переговорів використовуються наступні основні методи: варіаційний метод, метод інтеграції, метод врівноваження, компромісний метод.
- в чому полягає ідеальне рішення поставленої проблеми в комплексі?
- від яких аспектів ідеального рішення можна відмовитися ?,
- які аргументи необхідні для того, щоб належним чином відреагувати на очікувані пропозиції партнера?
- яке вимушене рішення можна прийняти на переговорах на обмежений термін?
- які екстремальні пропозиції партнера варто обов'язково відхилити і за допомогою яких аргументів?
Метод інтеграції. Призначений для того, щоб переконати партнера оцінювати проблематику переговорів з урахуванням їх широких можливостей. Викладіть партнеру свою позицію і підкресліть, яких дій в рамках спільної відповідальності за результати переговорів Ви від нього очікуєте.
Метод зрівноважування. При використанні цього методу враховуйте наступних вказівок. Визначте, які докази та аргументи (факти, результат розрахунків, статистичні дані, цифри і т.д.) доцільно використовувати, щоб спонукати партнера прийняти Вашу пропозицію. Ви повинні на якийсь час подумки стати на місце партнера, тобто подивитися на речі його очима. Розгляньте комплекс проблем з погляду очікуваних від партнера аргументів "за" і доведіть до свідомості співрозмовника пов'язані, з цим переваги.
Компромісний метод. Учасники переговорів повинні виявляти готовність до компромісів: у випадку розбіжностей інтересів партнера варто домагатися злагоди-шення поетапно. При компромісному рішенні згода досягається за рахунок того, що партнери після невдалої спроби домовитися між собою частково відходять від своїх вимог (від чогось відмовляються, висувають нові пропозиції).
Наведені методи ведення переговорів носять загальний характер крім того, існує ряд прийомів деталізують і конкретизують їх застосування.
1. Зустріч і входження в контакт. Навіть якщо до вас приїхала не делегація, а всього один партнер, його необхідно зустріти на вокзалі або в аеропорту і проводити в готель. Залежно від рівня керівника прибуває делегації її може зустрічати або сам глава нашої делегації, або хтось із учасників намічених переговорів. Розмова, що випереджає початок переговорів, повинна носити характер необтяжливою бесіди. На даному етапі відбувається обмін візитними картками, які вручаються не під час вітання, а за столом переговорів.
2. Залучення уваги учасників переговорів (початок ділової частини переговорів). Коли ваш партнер упевнений, що наша інформація буде йому корисна, він стане із задоволенням Вас слухати. Тому Ви повинні пробудити у партнерів зацікавленість.
3. Передача інформації. Ця дія полягає в тому, щоб на основі викликаного інтересу переконати партнера по переговорам у тому, що він вчинить мудро погодившись з нашими ідеями і пропозиціями, так як їх реалізація принесе відчутну вигоду йому і його організації.
4. Детальне обґрунтування пропозицій (аргументація). Партнер може цікавитися нашими ідеями і пропозиціями якщо він бачить можливість застосування цих ідей і пропозицій у своїй організації. Тому наступний крок в процедурі проведення ділових переговорів полягає в тому, щоб виявити інтереси й усунути сумніви партнера (нейтралізація, спростування зауважень).
5. Завершення переговорів. Якщо хід переговорів був позитивним, то на завершальній їх стадії необхідно резюмувати, коротко повторити основні положення, які порушувалися в процесі переговорів, і, що особливо важливо, характеристику тих позитивних моментів, за якими досягнуто згоди сторін. Доцільно, також грунтуючись на позитивних результатах переговорів, обговорити перспективу нових зустрічей. При негативному результаті переговорів необхідно зберегти суб'єктивний контакт з партнером по переговорах, тобто слід відмовитися від підведення підсумків по тим розділам, де не було досягнуто позитивних результатів. Бажано також знайти таку тему, яка представить інтерес для обох сторін, розрядить ситуацію і допоможе створенню дружньої, невимушеної атмосфери прощання.
Протокольні заходи є невід'ємною складовою переговорів і несуть значне навантаження в рішенні поставлених на переговорах завдань.
Діловий протокол при цьому охоплює широке поле діяльності: це організація зустрічей і обслуговування переговорів, ведення записи бесід, обмін сувенірами, форма одягу, культурна програма і т.п. Для вирішення цих питань доцільно створити в організації протокольну групу (2-3 чол.), Яка буде займатися прото-Кольна формальностями.
Аналіз підсумків ділових переговорів. Переговори можна вважати завершеними, якщо ретельно і відповідально проаналізовані їхні результати, якщо прийняті необ-хідні заходи для їх реалізації і зроблені певні висновки для підготовки наступних переговорів.
Умови ефективності переговорів. Передумови успішності ділових переговорів зачіпають ряд як об'єктивних, так і суб'єктивних факторів і умов. Перш за все партнери по переговорах повинні виконати наступні умови: обидві сторони повинні мати інтерес до предмету переговорів; вони повинні мати достатні повноваження в прийнятті остаточних рішень (відповідне право на ведення переговорів); партнери повинні мати достатню компетентність, необхідні знання щодо предмета переговорів; вміти максимально повно враховувати суб'єктивні та об'єктивні інтереси іншої сторони і йти на компроміси; партнери по переговорах повинні певною мірою довіряти один одному.