Менеджери, вміло керують персоналом, розуміють, що правильно розроблені організаційні структури і координація діяльності працівників за допомогою наказів не гарантують їх ефективну працю. Треба вміти зацікавити персонал в досягненні поставлених цілей, знайти правильні мотиви, які спонукають працівників до ефективної праці.
Мотивація - це процес створення системи умов або мотивів, які мають вплив на поведінку людини, що регулюють інтенсивність його праці, які спонукають проявляти сумлінність, наполегливість, старанність при досягненні цілей. Мотивація - це процес спонукання себе та інших для досягнення особистісних цілей і цілей організації, це основа управління людиною.
Мотиви можуть бути внутрішніми і зовнішніми. Внутрішні мотиви пов'язані з отриманням задоволення від уже наявного у людини об'єкта, який він бажає зберегти, або незручностями, які приносить володіння їм, і, отже, прагненням його позбутися. Наприклад, цікава робота приносить велику насолоду, і працівник найчастіше готовий виконувати її майже даром, а в іншому випадку він готовий на все, щоб від неї позбутися.
Мотиви формуються у людини під впливом багатьох суб'єктивних і об'єктивних факторів - стимулів (stimulus - лат. Загострена палиця, якою в стародавньому Римі поганяли тварин). В якості стимулів можуть виступати матеріальні предмети, дії інших людей, можливості, надії і багато іншого. У окремих людей реакція на однакові стимули різна.
Процес використання стимулів для мотивації працівників називається стимулюванням. Концепція стимулювання грунтується на тому, що будь-які дії підлеглого повинні мати для нього позитивні, негативні або нейтральні наслідки залежно від того, як він виконує доручену роботу. Щоб уникнути негативних наслідків або заслужити заохочення, працівник зберігає стабільність поведінки або змінює його в потрібну сторону.
Для того щоб успішно керувати людьми менеджер повинен представляти, чого хочуть і чого не хочуть його підлеглі; які мотиви їх поведінки, і в якому відношенні вони знаходяться; як можна впливати на них і яких результатів при цьому очікувати. Потім він розвиває бажані мотиви і послаблює небажані, або стимулює їх дії.
Ті стимули, за допомогою яких досягається узгодженість інтересів, цілей і дій і які спонукають окремих індивідуумів відмовитися від своїх особистих цілей і з більшим чи меншим бажанням підкоритися цілям організації, називають спонукальними мотивами. Відомий американський економіст Дж. К. Гелбрайт виділяє чотири основні мотиви, що впливають на діяльність особистості: примус, грошову винагороду, солідарність з цілями організації і пристосування цілей організації до своїх цілей.
Дж. К. Гелбрайт навів приклади, які пояснюють суть цих мотивів. Уявімо, що групі людей доручено викопати канаву. Копання канави для звичайної людини - робота нецікава. Мета буде досягнута, коли канава буде повністю викопана. Як же зробити так, щоб люди відмовилися від своїх особистих прагнень в інтересах спільної нецікавою роботи лопатами? Це можна зробити різними способами:
· Група може змусити людину прийняти свої цілі. За кожною людиною з лопатою стоїть інший з кийком. Відмова працівника погодитися з цілями групи приведе до його покарання. Такого роду спонукальний мотив називають примусом;
· Згоду із загальною метою може бути куплено: в кінці канави стоїть конкретна людина з грошима. Згода з цілями організації винагороджується. Натомість - людина пропонує організації свого часу і вміння. Це - грошовий мотив;
· Так як працівник пов'язаний з групою, то може прийти до висновку, що цілі групи вище його власних цілей, важливіше його початкових намірів, і тому він візьме участь в їх здійсненні. Люди здатні оцінювати свої позиції щодо чужих позицій і сприймати чужі цілі як свої власні. Таке сприйняття буде примусовим. Воно не куплено, хоча воно і не виключає винагороди. Такий спонукальний мотив називається солідаризації з цілями організації;
· Людина може прийняти цілі організації не тому, що він ставить їх вище власних цілей, а тому, що він сподівається привести їх у відповідність зі своїми цілями. Участь в діяльності організації для того, щоб привести її цілі у відповідність з власними цілями, є важливим мотивом, званим пристосуванням цілей організації до своїх цілей. Це тісно пов'язано з прагненням до влади в організації.
Примус, грошову винагороду, солідарність і пристосування цілей служать мотивами діяльності особистості, як окремо, так і в різних поєднаннях. Таке спільне вплив називають системою мотивів. Системи мотивів значно відрізняються один від одного в залежності від того, які мотиви в них входять. Деякі мотиви приходять в зіткнення і нейтралізують один одного. Деякі мотиви поєднуються слабо. Інші підсилюють один одного, і якщо такий ефект має місце, то організацію слід вважати ефективною. У цьому випадку цілі організації досягаються найкраще.
Взаємовідносини між різними мотивами відрізняються один від одного. Примус і грошову винагороду поєднуються різним чином. Ті, кого примушують брати участь в здійсненні цілей організації під загрозою покарання, зазвичай отримують деяке позитивне винагороду. Примус є несумісним ні з солідарністю, ні з пристосуванням. Якщо людину примушують прийняти мети організації, то навряд чи він, по крайней мере, до тих пір, поки він відчуває примус, визнає їх пріоритет перед своїми власними цілями. Точно так же примус несумісне і з пристосуванням. Якщо людина під загрозою покарання змушений прийняти цілі організації, то він не буде діяти в ім'я цих цілей, а буде намагатися пристосувати їх до своїх особистих цілей.
Мотив винагороди може поєднуватися з примусом. Це залежить від рівня винагороди і характеру вибору, який є у даної особистості. Якщо елемент примусу значний, то в цьому випадку мотив винагороди несумісний ні з солідарністю, ні з пристосуванням. Якщо він незначний, то інші мотиви можуть бути цілком сумісними.
Подібно до того, як примус і грошову винагороду можуть виступати в різних поєднаннях, солідарність може поєднуватися з пристосуванням цілей. Ці останні мотиви надзвичайно вдало доповнюють один одного. Людина, тісно зв'язав себе з якоюсь організацією, швидше за сприйме її цілі, ніж свої, якщо він сподівається змінити ті з них, які вважає незадовільними або неприйнятними. З іншого боку, чим більше він перейнявся цілями організації, тим наполегливіше він буде намагатися виправити їх: змінити (тобто пристосувати до своїх) все, що вважає незадовільним. Член політичної партії з більшою готовністю солідаризується з її цілями, якщо він вважає, що здатний впливати на вироблення її платформи, і він буде намагатися активно впливати на неї.
Відношення між солідарністю і пристосуванням цілей залежить і від темпераменту. Деякі, зв'язавши себе з організацією, схильні сприймати її цілі, а інші - надавати на них вплив. Пристосування залежить і від займаної посади, воно більше характерно для топ менеджера, ніж для пересічного службовця.
У розвинених країнах примус відступає на другий план. Відкривається можливість для сприйняття робочим цілей організації. При цьому створюється парадоксальна ситуація з грошовим мотивом, яка полягає в тому, що чим вище рівень оплати, тим менше його значення щодо інших мотивів. І справа тут не в понижающейся граничної корисності грошей, справа скоріше в тому, що зі зростанням доходів зменшується залежність працівника від конкретного місця роботи.
Зменшується і елемент примусу, що відкриває шлях для солідарності та пристосування цілей. Внутрішні потреби людей також різні. Що рухає людьми? Чого вони хочуть? Зрозуміло, вони хочуть вижити, хочуть бути здоровими, насолоджуватися життям. Поведінкова структура людей, які працюють в середовищі низових ланок організації, мало відрізняється від поведінкової структури людей, які працюють в середньому і вищому ланках.
Нас змушують діяти мотиви і спонукання. Виділяють два види діяльності. Один вид називається «діяльністю або поведінкою, спрямованим на досягнення мети». Інший - «діяльністю або поведінкою після досягнення мети». Ми чинимо певним чином, коли намагаємося досягти своєї мети. І по-іншому, коли ми її досягли. Наприклад, мені хочеться їсти. Це - моя внутрішня потреба в їжі. Мені треба наповнити шлунок. Мені необхідна енергія. Моя мета або мотив - дістати їжу і з'їсти. Мої вчинки: я йду до холодильника або в кафе, або в продуктовий магазин і купую їжу. Це - дії, спрямовані на досягнення мети - з'їсти якусь їжу.