Грамотно заповнюйте поле «Тема».
Не пишіть в темі слів, що виражають крайнє нетерпіння: «терміново», «важливо», «увага» і т.п.
Вносьте уточнення в тему в міру зміни ходу обговорюваного питання: «Співпраця з АК« Капітошка »« Співпраця з АК «Капітошка». Договір »« Співпраця з АК «Капітошка». Рахунок ».
Визначтеся з метою листи.
Що необхідно конкретно вам і чого хочете добитися від одержувача Вашого повідомлення?
Привітання, звернення, основна частина, резюме, підпис, контакти - обов'язкові елементи письмового етикету. Не лінуйтеся прописувати кожну частину прийнятої структури листи, але не старайтеся з об'ємом - поважайте час своє і співрозмовника.
Завжди починайте з вітання і персонального звернення.
Навіть якщо спілкуєтеся з колегами з сусіднього кабінету. Звичайне «Доброго дня, Сергію» або «Добрий день, Олена» - безпрограшний варіант (з витриманими нейтральністю, дистанцією і професійними рамками). Зона «Вітаю» - це теплі професійні контакти і шапкові знайомства. А ось з привітанням «Доброго времени суток» краще не експериментувати - є в цьому сленговом вираженні щось дратівливе. У сучасній практиці ділового спілкування можна не тільки відходити від по батькові в зверненні, але і використовувати неповні імена (Привіт, Таня! Замість «Здрастуйте, Тетяна!»).
Звертаючись до співрозмовника, точно визначайте її стать і не балуйтесь з варіантом в стилі «Шановний (а) ...». До речі, не варто відміряти повагу малими дозами: якщо ви на початку написали «Шановний ...», це не означає, що не можна закінчити лист формою: «З повагою, ...». Якщо ваш співрозмовник старший за віком і вище за матеріальним становищем, іншого варіанту просто і немає. Розглядайте цю ввічливу формулу просто як лапки, які слід закрити.
До кого звертатися в листі, якщо одержувачів кілька?
Можна перерахувати головних одержувачів по іменах: «Добрий день, Ольга, Федір і Василь» (якщо їх не більше трьох), а до тих, хто в копії, не звертатися взагалі (заодно виділіть тих, кого безпосередньо стосується ваше повідомлення). Але це більш трудомістке, ніж використовувати універсальні форми «колеги», «друзі», «панове» (для більш формальних листів).
Який розділовий знак поставити після звернення?
Залежить від ваших цілей. Хочете надати листа буденний характер - сміливо ставте кому (продовжуйте з нового рядка, з малої літери). Якщо потрібно підкреслити значимість або офіційність, то знак оклику (один!).
Розділіть ключові думки. Якщо лист містить кілька питань, тим або завдань, структуруйте їх і розділяйте на абзаци (один логічний блок - один абзац), робіть підзаголовки. В ідеалі абзац не повинен перевищувати 4-5 рядків. Довжина однієї повинна знаходитися в діапазоні 60-80 символів. Робіть відступи після привітання, перед кожним абзацом і перед підписом. Так ви зробите лист більш читабельним і візуально привернете увагу до важливих моментів.
«Золоте правило» електронних листів - порционность. Одна тема - один лист. Краще відправити кілька окремих листів (по темі в кожному), ніж одне велике з декількома абсолютно незв'язними ідеями.
Якщо вам дуже потрібно щось виділити в тексті, зробіть це напівжирним або курсивним шрифтом. Але не старайтеся. Асорті з різних видів і накреслень шрифтів, кеглів, виділень кольором і підкреслення в тексті виглядає безглуздо. Вибирайте один шрифт (бажано стандартний) і один колір (максимум 2-3). Пройшли часи, коли вензелі в листах були хорошим тоном. У сучасному діловому листуванні хитромудрі шрифти, графічні спецефекти (тіні, світіння, градієнти), також як фони, анімацію, можуть сприйняти як неповагу. Цілком ймовірно, що робочий комп'ютер вашого співрозмовника не підтримує нестандартні шрифти, і частина тексту листа буде загублена. Фонові зображення в принципі рідко підтримуються поштовими клиен-тами. А «важка» анімація елементарно підвішує месенджер одержувача.
Емоції - табу в діловому листуванні.
Не пишіть в самовпевненого, наказовому, благаю і загрозливому тонах. Не відповідайте роздратуванням на «незадоволене» лист і сарказмом - на іронічне. Якщо потрібно висловити крайню ступінь обурення, щось довести або підкреслити думку, сховайте емоційний підтекст за коректним, спокійним і нейтральним тоном викладу і нанесіть удар фактами.
Чи відчуваєте, що емоції вас накривають і зрадницьки просочуються в текст, відкладіть відповідь, поки не заспокоїтеся. «Ємні» послання, відправлені в момент «душевних переживань», на тверезу голову виглядають не так блискуче і завжди погіршити-ляють ситуацію.
Не забувайте про ввічливість.
Електронне спілкування може заощадити вам час і гроші, але ввічливість - то, на що варто витратити і те й інше. Не забувайте говорити «спасибі» і «будь ласка». Якщо ви отримали лист з корисною інформацією або пропозицією (нехай навіть неактуальним для вас), слід подякувати кореспондента за це. Взагалі у всьому світі прийнято дякувати просто за лист, так як воно є знаком уваги і участі.
Всі деталі - у вкладення. Все, що можна безболісно прибрати з тіла листа, прикріплюйте окремими файлами. Причому обов'язково повідомте в листі, які файли ви вкладаєте, інакше одержувач може вважати їх мимовільно причепи вірусом. Якщо у вас запросили документи, обов'язково згадайте про це в повідомленні.
Чи не вкладайте в листи файли з розширенням EXE, BAT, COM, PIF, SCR, CMD, оскільки поштові сервера нерідко їх блокують як небезпечні. Не надсилайте посилання і файли сумнівного змісту (неперевірені антивірусом). І подбайте про адекватні назвах доданих файлів (ні перед самою відправкою, а коли створюються-ті файл). Назва файлу у вкладенні має відповідати його назві в тілі листа.
Вказувати або не вказувати докладні контакти в підписі - залежить лише від вас. Але це має співрозмовника до вас і спрощує подальшу співпрацю. Обов'язково налаштуйте автопідстановку підпису (це дозволяють зробити все поштові клієнти) і подбайте про переклади підписи на мови, які ви використовуєте в листуванні.
У «Приховану копію» поміщаємо тих, хто повинен ознайомитися з листом і залишитися інкогніто для інших одержувачів. Це більш ніж доречно при масовій розсилці, але в інших випадках не зло-вживайте. Це жанр інтриги.
Робота з листами
Заглядайте в «спам».
Відповідайте на листи протягом 2-3 годин, максимум 24-х.
Час відповіді - один з показників вашого ставлення до партнерів і клієнтів. Тому в діловому середовищі прийнято реагувати на листи протягом 2-3 годин. Це середньостатистичний час комфортного очікування відповіді, далі відправник починає турбуватися про долю доставки і отримання відповіді на свій лист.
Інформуйте відправника, що ви отримали його лист, і повідомляйте, коли чекати відповіді (якщо не готові дати його відразу) - це відмінна тактика, що розташовує до вас співрозмовника. Наприклад, «Сергій, я одержав Вашого листа. Постараюся відповісти на нього протягом ... / до .... ».
Відмовтеся від функції автоматичного повідомлення про отримання листа.
Листування - справа тонка ... і приватне. А від повідомлення: «Ваш лист отримано. Відповім найближчим часом »віє тільки шаблоном - ніякої інформативної цінності воно не представляє.
Маркер «висока важливість» - тільки якщо це дійсно необхідно.
Повідомлення про прочитання - тільки в особливих випадках.
Листування закінчує той, хто її почав.
Якщо всі питання вже обговорено, просто подякуйте партнера за оперативні відповіді і ефективну співпрацю. На завершення можете побажати гарного дня.
Ніколи не видаляйте історію листування. Це ваша страховка. По-перше, завжди буде можливість освіжити в пам'яті ключові моменти переговорів і домовленостей. По-друге, якщо через якийсь час з вас почнуть вимагати то, на що ви не погоджувалися, листування послужить важливим (навіть юридично обгрунтованим) доказом вашої правоти. До того ж переривати листування по одній темі новим повідомленням (без передісторії) - ознака поганого тону.
Не відправляйте ділові листи у вихідні, святкові дні, в першій половині понеділка і після обіду в п'ятницю. Це нетактовно.
І останнє: звертайте увагу на листи, які отримуєте від інших людей (компаній). Вивчайте їх, відзначайте всілякі помилки і шорсткості, які викликали у вас обурення, і намагайтеся не допустити їх у себе.