Діалог Журнал документів автоматично відображається на екрані при завантаженні програми і відповідає команді Документи / Журнал документів. Є основним засобом роботи з документами користувача. Дані журналу представлені у вигляді таблиці.
Журнал представлений у вигляді таблиці, яка містить список наявних документів користувача (створених і завантажених з резервних копій, а також отриманих пересиланням). Відкритий в журналі документ стає недоступний для інших користувачів, що працюють з базою даних.
Для роботи з документами призначені кнопки команд на панелі інструментів:
Додати - додавання нового типу документа в журнал (вибір зі списку). Створюється новий документ обраного типу і відкривається для редагування. Створений документ буде додано до бази і журнал документів тільки після його збереження.
Видалити - видалення документа.
Створити копію - створення копії виділеного документа і включення її в журнал.
Переслати - Пересилання документа іншому користувачу. Користувач може переслати кошторис, навіть якщо у нього немає прав на її створення.
Експорт - експорт друкованих форм користувача (збереження документів на диску в обраному форматі). Можливий експорт окремого документа, а також групи документів.
Оновити - відображення в журналі всіх змін, внесених в документи (примусове оновлення журналу документів).
Для вибору документа необхідно двічі клацнути мишею на рядку таблиці. Доступні команди також дублюються в контекстному меню рядка.
Журнал документів дозволяє також вибрати відразу кілька документів (груповий вибір). Щоб вибрати кілька рядків підряд необхідно виділити курсором першу і останню рядки масиву з одночасним натисканням клавіші
У таблиці журналу можна переміщати стовпці, а також приховувати їх видимість. Вміст таблиці можна сортувати, групувати.
Для переміщення стовпців необхідно вказати курсором на його назву і, не відпускаючи, перетягнути стовпець в потрібну позицію.
Для настройки видимості стовпців таблиці потрібно натиснути правою клавішею миші по її заголовку і в списку встановити необхідні прапорці перемикачів (рис. Показати).
Сортування рядків таблиці за параметрами виконується в поле назви стовпців: для цього слід натискати значок верхньої стрілки. Наприклад, за допомогою сортування в полі Документ можна домогтися сортування назв документів за алфавітом (рис. Показати).
Для групування даних використовуються фільтри, які викликаються в поле назв стовпців (клацанням на правому значку поля). У фільтрі можна налаштувати відображення або всіх, або тільки певних видів документів (рис. Показати).
Наприклад, можна налаштувати відображення документів, створених в певний проміжок часу (фільтр в поле Дата), також можна налаштувати відображення тільки кошторисів (фільтр в поле Документ) і т.д.
Створення нового документа в журнал е
Щоб додати новий документ в журнал, необхідно натиснути кнопку Додати і в списку вибрати потрібний тип документа. Для роботи відкриється відповідний діалог документа.
Створюється новий документ обраного типу і відразу ж відкривається діалог для його редагування (див. Опис діалогів: Кошторис. Комплексна кошторис. Договір. Додаткова угода до договору). Після натискання кнопки ОК новий документ буде збережений в базі і доданий в журнал документів (кнопка Зберегти зберігає зміни діалогу, але без його закриття).
Щоб відкрити документ журналу, необхідно вибрати його в таблиці і натиснути кнопку Відкрити або двічі клацнути мишею на його рядку.
Щоб видалити документ з журналу, необхідно вибрати його в таблиці і натиснути кнопку Видалити.
зберегти документ в будь-якому доступному форматі (кнопка Зберегти). Після вибору формату збереження в діалозі Параметри експорту встановлюються додаткові параметри експорту.
Щоб зробити копію документа, треба вибрати документ в журналі і натиснути на кнопку Створити копію. Копія документа з'явиться в журналі.
Користувач може пересилати кошторису, а також договори та додаткові угоди до договору. Комплексні кошторису не відсилаються. При пересиланні договорів і додаткових угод пункти, що представляють собою кошторису, перетворюються в пункти вільного змісту (комплексні кошторису до договорів і доп. Угодами не повинні додаватися).
Щоб переслати документ іншому користувачу, треба вибрати документ в журналі і натиснути на кнопку Вперед. У діалозі треба ввести логін користувача, якому необхідно відправити документ.
Користувач може переслати документ, навіть якщо у нього немає прав на створення документа. Одержувач також отримує повідомлення у вигляді таблиці, де вказано, який документ і від кого йому надіслано.
Функція експорту призначена для збереження документів на диску в обраному форматі і доступна по кнопці Експорт. У журналі можливий експорт як окремого документа, так і групи документів. Документ можна експортувати, якщо для нього призначений шаблон друкованої форми (в діалозі роботи з документом).
Виділіть в журналі експортовані документи (групу або окремий документ). Груповий вибір здійснюється за допомогою виділення документів в списку c одночасним натисканням на клавіші
Натисніть кнопку Експорт панелі інструментів і в меню виберіть формат збереження.
У діалозі збереження виберіть місце для збереження документів. Окремий документ зберігається в обраному форматі, група документів зберігається в упакованому вигляді.
Якщо для документу не був призначений шаблон друкованої форми, то програма видасть попередження (в цьому випадку потрібно відкрити діалог роботи з документом, на вкладці Параметри друку вибрати шаблон друкованої форми і повторити експорт).
Журнал документів оновлюється автоматично - при додаванні, видаленні, зміні його документів, а також додатково через певний фіксований час.
У програмі також можлива примусова актуалізація змісту журналу, для цього в діалозі Журнал документів слід натиснути кнопку Оновити.