Олександр Лар'яновський, керуючий партнер онлайн-школи англійської Skyeng. написав для ЦП колонку про те, як побудувати роботу в віддаленому офісі: які в цьому є переваги і що необхідно зробити для того, щоб компанія з розподіленими співробітниками працювала як єдиний механізм.
Геоарбітраж в товарах існує кілька тисячоліть: купив, де дешево і продав, де дорого. З появою інтернету з'явилася можливість робити такий же арбітраж в послугах. Наприклад, аутсорс в розробці.
Те ж саме відбувається і з ринком робочої сили. І, теоретично, тепер можна вибирати з десятків тисяч виконавців, а не тільки з тих, хто працює в одному місті з тобою.
Чому ж це до сих пір не стало основним способом найму співробітників? Бо надто багато граблів і ризиків. Коли бачиш людину на робочому місці, то хоча б якось розумієш, що він робить. Ну, і, знову ж таки, вважається, що людям треба постійно між собою спілкуватися. А віддалено це або неможливо, або неефективно. І взагалі, співробітникам подобається ходити на роботу, та й сам факт приходу налаштовує їх на певний робочий лад.
Логіка міркувань на цю тему зазвичай така. Ми в нашій мовній школі мислимо по-іншому.
Чи можна побудувати хоча б невеликий, але економічно успішний і злагоджено працюючий бізнес, якщо навіть ключові його співробітники не сидять в одному офісі, а працюють з дому? Ми вважаємо, що так.
Віддалено = ефективно
У нас в Skyeng трудиться 54 співробітника бек-офісу і 160 викладачів. В офісі при цьому сидить всього сім чоловік. Решта працюють віддалено, зі своїх затишних квартир, що знаходяться на чотирьох континентах - від Мельбурна в Австралії до Турку у Фінляндії. Це і розробники, і методисти, і HR, і колл-центр з групою підтримки, і продажу, і маркетинг.
Ми зробили це свідомо з двох причин.
По-перше, якщо ти будуєш міжнародний бізнес, то треба спочатку закладати в ДНК компанії той загальновизнаний факт, що на світі є багато різних країн. Зі своїми особливостями, які найчастіше впливають на бізнес.
Наприклад, в Туреччині, якщо ти виплатив людині премію і не пояснив, за що ти її видав, то, згідно із законом це вважається надбавкою до зарплати і ти зобов'язаний платити йому вже нову зарплату. Це, з одного боку, дисциплінує, з іншого боку, роботодавець може понести істотні грошові втрати. Так що, якщо твої співробітники спочатку розуміють, що треба знати безліч деталей про кожен новий географічний ринок, це страхує вас від дурних помилок.
По-друге, всі наші викладачі спочатку живуть в різних містах світу. І все одно треба було вчитися управляти віддаленими (від слова remote, а не delete) співробітниками.
Переваги віддаленої роботи
Плюси, які ми отримали від віддаленої роботи:
1. Ти можеш зробити крутий конкурсний відбір
Вибираєш не з тих, хто є поруч, а з кращих. Кращий випускник регіонального вузу буде працювати краще нудьгує столичного трієчника. А за 70% від московської зарплати людина з далекого Підмосков'я стане не працювати, а гарувати, при цьому без втрати для якості. І не питати про басейн, йогу і кімнату для бальних танців в офісі.
Для якихось виконавських посад можна проводити взагалі групові онлайн-інтерв'ю. Люди так влаштовані, що коли вони бачать, що є багато претендентів на одне місце, то починають хотіти цього куди більше, ніж за відсутності конкуренції. Взяти людини з палаючими очима, світлою головою і доростити в цій ситуації і дешевше, і простіше.
«Команда Мрії» взагалі рідко виходить методом збору готових професіоналів з ринку. Це доля кіносаги рівня «Одинадцята друзів Оушена». У реальному житті найчастіше людина цю команду під себе створює і вирощує. Загалом, це теж велика рідкість і не всім вдається, тому таких команд можна перерахувати по пальцях.
У чому роль творця команди в такому питанні:
- знаходити людей з палаючими очима і світлою головою;
- вчити їх (довго, клопітно, терпляче);
- вчасно делегувати їм зону відповідальності «на виріст».
На удалёнке куди менше емоційний зв'язок з людиною. І, як би це не звучало, його психологічно легше звільнити. Раз на місяць або квартал можна відсівати слабких, постійно зміцнюючи команду і створюючи додаткову мотивацію серед співробітників.
І на оренді, і на зарплатах.
Приклад. Нам для навчальної платформи потрібно провести більше 2 тисяч уроків. Методично вивірених, з відмінною версткою і контентом. Кожен урок - це 15-20 HTML-сторінок. На його створення в сумі йде близько 20 людино-годин. Обходиться нашій школі це в 6 тисяч рублів. А в Москві те ж саме варто було б мінімум в 2,5 рази більше тільки по зарплатах залучених фахівців. А з урахуванням оренди та інших офісних витрат - в чотири рази. Разом, різниця в 36 мільйонів рублів.
Для молодого проекту - це величезні гроші.
4. Масштабованість і гнучкість
Ми можемо легко і швидко нарощувати штат, не залежати від економічної, політичної та іншої ситуації в конкретній країні. Виходячи на нові ринки, швидко набираємо штат співробітників і працюємо з ним точно так же віддалено, оперативно включаючи колег в існуючі процеси.
Що необхідно для віддаленої роботи команди
Тепер - завдання, які нам довелося навчитися вирішувати, щоб це все почало працювати як єдиний злагоджений механізм.
1. Зрозумілі мотиваційні схеми
Ми спеціально літали в Ростов-на-Дону на консультацію до кращих, на мій погляд, фахівцям в області «розумних зарплат» - «Сичов і Ко». Вони взяли ТРИЗ (теорію рішення винахідницьких завдань) і навчилися застосовувати її в побудові ефективних бізнес-процесів.
Звичайна схема будується так, що над виконавцями потрібно ставити наглядача. Але хто контролює наглядача? І піраміда контролюючих починає йти в нескінченність.
Правильно побудована зарплатна схема розробляється під структуру і завдання компанії і дозволяє одночасно позбавлятися від перекидання відповідальності з одного колеги на іншого, і, до того ж, сама виступає тим самим наглядачем. Дуже рекомендую почитати їх сайт - zarplata.triz-ri.ru.
2. Детальна документація для виконавців з нормативами виробітку за часом
Потрібно детально опрацьовувати робочі інструкції та чітко нормувати час на виконання завдань. Якщо це зробити, то в більшості випадків зникає проблема, яку багато хто так бояться - як проконтролювати, що робить співробітник в робочий час. Середній норматив на операцію (наприклад, дзвінок або підбір картинки під словникову картку) - чотири хвилини. За робочий день працівнику треба виконати 100 операцій. Якщо він, звичайно, геній і може вкластися в три хвилини за одну, то нам все одно, що він буде робити в заощаджений час, ми свій результат отримали.
Так, доводиться багато вкладатися на початковому етапі в розрахунки і установку правильних метрик. Але зате потім можна не турбуватися про зайнятість і не витрачати час на впровадження всіх цих жахливих систем віддаленого моніторингу, щоб підглядати в екран комп'ютера людини. Плюс, звичайно, такі прописані процеси дозволяють легко замінити співробітника, якщо він перестає працювати сумлінно.
3. Звітність для всіх і завжди
Обов'язкова частина для всіх віддалених робіт - звітність. По можливості в режимі онлайн. До речі, сам факт, що така звітність існує і людина знає про те, що її хтось дивиться, вельми дисциплінує. Співробітник сам заповнює план на день і потім протягом дня відзначає зроблене, витрачаючи на все це хвилин 20 в день. Для багатьох процесів це автоматизовано, наприклад, для всіх завдань, пов'язаних з дзвінками.
4. Правильне планування і постановка задач
Знову ж таки, якщо менеджер помиляється в оцінці термінів, це не страшно. Йому просто потрібно вчасно повідомити, що він не розрахував час. Так людина вчиться точніше планувати, а ми позбавляємося від необхідності контролювати його час. Або завдання (етап) виконана за планом і ми бачимо це в звіті, або людина сама хоче нам повідомити, що спізнюється. Знову ж, спасибі схемою «розумних зарплат», там це все враховується.
Тут є нюанс. Плани та завдання треба ставити, що називається, «на виріст». Якщо цього не робити, людина дуже швидко почне скочуватися в болото рутини: виконувати те, що звик, замість того, щоб реагувати на зміну ситуації. Це складно діагностувати, тому краще вибудовувати процес так, щоб не допускати саму можливість «закукліться» в плинності.
5. Час на розмови
Без спілкування зовсім нікуди. Щотижневі созвона з кожною командою, щоб поговорити про наболіле та обговорити спільні завдання, з яких виростають потім персональні плани. Плюс щомісячний загальний розмова всіх ключових співробітників з різних підрозділів, на яких кожен з них задає питання або виступає.
Але, при цьому, ми вчимо співробітників дзвонити в будь-який незрозумілою для них ситуації або при загрозі зриву термінів за завданнями. І, звичайно, частих контактів вимагають процеси, які запускаються вперше.
Передбачаю аргумент: якщо весь час розмовляти з людьми, то часу на роботу не залишається. Це не так, велика частина робіт, повторюся, регламентована і не вимагає тривалих обговорень.
6. Диверсифікація ризиків
По можливості набирайте виконавців одного завдання з різних місць. Життя підказує, що надійність інфраструктури типу електричних мереж і засобів зв'язку не завжди достатня для безперебійної роботи. І перебій в регіоні, якщо у вас там сидить вся група, може стати дуже чутливим для бізнесу. Це ж стосується і актуальних нині валютних ризиків. Краще трохи більше витрачати часу на підрахунок зарплат в різних валютах, ніж зіткнутися раптово з різкою зміною зарплат відразу для всіх співробітників однієї команди.
І, звичайно, не варто наймати на віддалену роботу людей з відповідальністю рівня фінансового директора. Зі зрозумілих причин - найбільш уразливі частини бізнесу потрібно тримати перед очима.
7. Загальне програмне забезпечення
І трохи інформації про те, які програми ми використовуємо для більш ефективної роботи віддалено, крім месенджерів і Skype, звичайно.
- Clip2Net - програма для швидкого викладання скріншотів в інтернет.
- SuperTinTin - програми для запису розмов, щоб потім не дублювати і не переказувати інформацію.
- Slideshare. Prezi - викладаємо презентації для загальних дзвінків.
- Slack - чат для розробників.
- Sipuni - віртуальна АТС для всіх дзвінків.
- TeamViewer - програма для управління стороннім комп'ютером через мережу: допомагає, коли потрібно що-небудь віддалено налаштувати.
- Jira - менеджер завдань.
- Confluence - б аза загальних знань.
- Whiteboards з графічним планшетом - малювати і пояснювати під час розмови з планшетом значно зручніше.
І останнє. Ми не винаходили велосипед. Все це можна прочитати в сотнях книг по організації робочих процесів. Ми ж просто взяли і зробили те, що придумали багато розумних людей за нас. Не без помилок, звичайно, але те, що в підсумку вийшло, нам подобається.
Щоб написати колонку для ЦП, ознайомтеся стребованіямік публікуються матеріалами.