До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис і його розшифрування. При підписанні документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків у складі комісії. У випадках, передбачених чинних законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників. Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: «Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. У 1 прим. »При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту. На документах, які виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, який свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер справи (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ. На вихідному документі проставляється номер, який відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), в якому буде зберігатися примірник вихідного документа.
Складання службових документів займає значну частину робочого часу співробітників управлінського апарату і вимагає великих зусиль. Щоб скласти повноцінний документ перш за все треба добре знати освітлюваний в документі питання і володіти достатньою інформацією.
Приступаючи до складання документа, керуються такими правилами:
По-перше, уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і характер викладу тексту.
Сьогодні при наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законодавчих, нормативних актів у напрямку діяльності організації (фірми), провести таку попередню підготовку неважко.
При складанні розпорядчих документів, наприклад, наказів, слід, крім того, вивчити раніше видані розпорядчі документи як вищестоящої, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Цей етап підготовки документа також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти розпорядчих документів.
Потім приступають до збору інформації по суті поставленого в документі конкретного питання. Для цього можуть бути залучені справой, звіти, доповідні записки, акти, листи і т.д. як наявні на папері, так і що знаходяться в пам'яті комп'ютера.
Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання і зібравши всю необхідну інформацію, складають проект документа. При цьому використовують трафаретні тексти, набори стандартних фраз і виразів.
Проект документа редагується і узгоджується. Останній етап остаточне оформлення і підписання документа.
У практиці документування зламалися загальні вимоги, що пред'являються до текстів документів. Перш за все, слід пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю і логічністю наведених фактів та доказів. Формулювання в службовому документі повинні бути бездоганні в юридичному відношенні.
Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості документа при повноті інформації, точності, яка виключає можливість двоякого розуміння тексту.
Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оцінка подій.
Повнота інформації передбачає, що в документі викладена вся інформація, необхідна для вирішення питання, поставленого в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, породжує листування і затримує вирішення питання.
Точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, зумовлюються стислістю і ясністю викладу.
Стислість досягається, перш за все, відбором необхідної та достовірної інформації, винятком повторень і зайвих подробиць. Кожне слово в тексті документа повинно нести смислове навантаження.
Досягти ясності у викладі допомагають ретельний підбір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманість формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення стоїть перед визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотний порядок шарі.
До особливостей ділового стилю відноситься широке застосування стійких мовних формул - мовних зворотів, що використовуються в незмінному вигляді. Вони викликані, перш за все, повторюваністю управлінських ситуацій і порівняльної обмеженістю ділового мовлення. Набори таких стандартних фраз і виразів використовуються при складанні актів, довідок та інших інформаційно-довідкових документів. У діловому листуванні, особливо з іноземними кореспондентами, також прийнято використовувати стійкі фразеологічні звороти, що допомагає при перекладі на іншу мову. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази і вирази вводяться в пам'ять машини. Стійкі словосполучення (мовні формули) забезпечують однозначність розуміння тексту, скорочують час на його підготовку і сприйняття одержувачем.
Для стилю службових документів характерно також вживання стійких словосполучень, т. К. В діловій документації більшість слів вживається тільки з одним або обмеженою групою слів.
У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від 3-ї особи однини. У спільних документах текст викладається від 1-ї особи множини особи.
У протоколах використовується форма викладу текст від 3-ї особи множини особи, а запис виступів ведеться від 3-ї особи однини.
Широке поширення в службових документах набуло застосування скорочених слів і словосполучень, що зменшує обсяги документів і прискорює сприйняття інформації.
Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Структура тексту окремих видів документів може бути визначена нормативними актами, в яких вказується, з яких частин документ складається. Так, наприклад, складається посадова інструкція, положення про структурний підрозділ.
Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення певного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.
Під трафаретом розуміють заздалегідь віддрукований текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками для заповнення перцевої інформацією, яка характеризує конфетну ситуацію, яка відображається даним документом.
Трафаретні тексти можуть бути розроблені в усіх галузях діяльності, причому як в межах одного підприємства, установи, фірми, так і системи однорідних підприємств або установ, організацій одного відомства або групи однорідних установ і підприємств різних відомств.
Первинні бухгалтерські документи виконуються, як правило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.
Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки, хімічним олівцем або за допомогою друкарських машин і засобів механізації. Вільні рядки прокреслюються.
Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровій формі. На відміну від документів інших систем документації, в бухгалтерських документах підчистки і недомовлені виправлення не допускаються. Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазують, як це робиться в звичайних документах, а закреслюються однією рисою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума.
Потім виправлення обмовляється написом «виправлено» та підтверджено підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення.
У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами, але і щоб уникнути можливих помилок, даються в словесному варіанті.
Закінчивши складати текст документа, до нього формулюють заголовок, який є обов'язковим елементом будь-яких документів, які виконуються на форматі А4, незалежно від виду, змісту та призначення документа.
Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується в лівому верхньому кутку документа під основними реквізитами. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків. Тема друкується без лапок, без лапок і не підкреслюється. Наявність заголовка значно полегшує обробку документа, так як, не читаючи всього тексту, і отримати уявлення про зміст і направити документ на виконання.
Відмітка про наявність додатка. Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправки. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені або вводяться в дію.
Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається в позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників в кожному додатку. При наявності декількох додатків їх нумерують.
Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.