Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.
1.1 Правила оформлення документів
1.2 Класифікація документів
1.3 Основні правила оформлення тексту документів
2. Практичне завдання
Список використаної літератури
1.1 Правила оформлення документів
Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97, за яким шість років працювали тисячі фахівців, в тому числі і секретарі, завжди велика подія. Новому стандарту будуть присвячені заняття по підвищенню кваліфікації, тренінги, семінари. Стандарт стане складовою частиною курсу діловодства і управління в різних навчальних закладах. Введений стандарт встановлює єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того:
· Державне це або недержавне підприємство;
· Яким видом діяльності займається підприємство;
· Як ведеться діловодство (традиційним способом або на основі сучасної інформаційної технології).
Число реквізитів документів стало більше: 30 замість 29. У стандарті введені два нових реквізиту: свідоцтво про Державну (основний державний реєстраційний номер юридичної особи) та ІПН / КПП (ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік). Виключений реквізит «гриф обмеження доступу до документа», який регламентується іншими нормативними актами, обов'язковими для виконання.
Як тепер повинні розташовуватися найбільш використовувані реквізити на поле документа можна побачити на наведеному зразку (Рис. 1).
Відмітка про контроль, раніше розташовувалася на лівому полі документа, тепер ставиться на верхньому полі. Це зручніше, так як при підшивці документів в товстих папках цей реквізит був непомітний. Крім того, багато організацій ставлять його штампом «Контроль», простановка якого на лівому полі була неможлива.
Розміри полів документів тепер легко запам'ятовуються: праве поле становить не менше 10 мм, всі інші - не менше 20 мм.
У грифі затвердження найменування стверджує документа дається тепер в орудному відмінку (затверджено наказом), що, безумовно, логічніше, ніж було раніше (називний відмінок - затверджено наказом).
Косметичним змінам піддався реквізит "відмітка про виконавця". Тепер ставляться тільки ініціали та прізвище виконавця. Але в роботі з документами, особливо при великій кількості кореспонденції, зручніше, все-таки, було б вказувати ім'я та по батькові повністю, тому що це значно полегшує спілкування з виконавцем, якого не знаєш, в разі виникнення будь-яких питань по документу.
Змінилося розташування позначки про наявність документа в. У новому ГОСТі вона розміщується в правому нижньому кутку.
Всі інші реквізити істотно не змінилися.
До переваг нового стандарту, як це не парадоксально, можна віднести невелику кількість змін. Зберігається певна спадкоємність і стабільність. В якості порівняння можна навести міжнародний досвід. Правила складання документів в західному діловодстві в основному були сформовані в 1930 році і, з невеликими змінами, збереглися до наших днів.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечить: юридичну силу документів; якісне і своєчасне складання і виконання документів; організацію оперативного пошуку документів, і, отже, буде сприяти успішній діяльності вашого підприємства.
При підготовці документів використовуються наступні реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документа;
18 - заголовок до тексту;
19 - відмітка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про контроль;
23 - гриф узгодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25 - відбиток печатки;
26 - відмітка про засвідчення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
1.2 Класифікація документів
1) Документи по загальних і адміністративних питань, тобто питань загального керівництва підприємством (організацією) і його виробничою діяльністю. Ці документи можуть становити працівники всіх підрозділів підприємства.
2) Документи за функціями управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.
Документи класифікуються за іменування: службові листи. накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть бути абсолютно різними:
- за місцем складання - внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
- за змістом - прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);
- за термінами виконання - термінові, що вимагають виконання в певний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлено;
- за походженням - службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації, і особисті, які стосуються конкретної особи і є іменними;
- по виду оформлення - справжні, копії, виписки, дубліката;
- за коштами фіксації - письмові, графічні, фото кінодокументи і т. д.
Оригінал - це підписаний і належним чином оформлений примірник документа, складений в перший раз. Копія - повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу (з позначкою «копія»), засвідчена в установленому порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого посвідчення, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального документу, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і організаціям надано право в разі втрати власником справжнього документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат»), що має однакову юридичну силу з оригіналом.
1.3 Основні правила оформлення тексту документів
Документ складається з окремих інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, назва виду документа, текст документа і т.д.). Сукупність реквізитів документа, розташованих у встановленому порядку, становить формуляр документа.
Всього державним стандартом встановлено 30 реквізитів. Дев'ятнадцяте реквізит - текст документа.
Текст - основний реквізит документа, який повинен містити достовірну та об'єктивну інформацію, викладену ясно, точно, нейтральним тоном і по можливості коротко. Текст документа повинен бути бездоганним в юридичному відношенні і не допускати двоякого тлумачення.
Документи складаються російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді таблиці, анкети, зв'язного тексту.
Тексти документів великого обсягу поділяються на розділи, підрозділи, пункти, які нумеруються арабськими цифрами:
Якщо документ складається на комп'ютері, то при друкуванні тексту виходячи з ергономічних вимог слід використовувати шрифти, наближені за розміром до шрифту друкарської машинки. Рекомендується використовувати шрифти гарнітури Times New Roman розмірів 13, 14, 15 або гарнітури Arial розмірів 12, 13, 14. Заголовки таблиць допускається друкувати шрифтами менших розмірів.
Текст документа друкується через 1,2 або 1,5 міжрядкових інтервалу. Відстань між окремими реквізитами - 1,5 - 3 міжрядкових інтервалу. Якщо один реквізит займає кілька рядків, то його текст друкується через один інтервал. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то починаючи з другої, сторінки нумерують арабськими цифрами без крапок, тире і інших додаткових значків. Номер сторінки проставляється в середині верхнього поля.
Формат паперу А4 і А5; допускається - А3 і А6. Мінімальні розміри полів на документі (в мм): ліве -20; праве - 10; верхнє - 15; нижнє - 20.
2. Практичне завдання
Складіть розпорядження, використовуючи реквізити своєї організації
Розпорядження начальника військової частини 3475 ВВ МВС РФ
Заступнику військової частини 3475 ВВ МВС РФ по тилу
29.9.08 р Зеленогорськ
Про перехід особового складу військової частини на зимову форму одягу
У зв'язку з настанням сильних холодів, наказую:
Начальник військової частини 3475 Петров
Список використаної літератури
Правила оформлення документів. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до бланків документів. Реквізити та їх призначення. Єдині вимоги і правила оформлення документів управління. Оновлення стандарту ГОСТ Р 6.30-97.
Правила оформлення реквізитів заголовної, основний і оформляє частини. Види бланків документів, вимоги до їх складання. Робота з таблицями, малюнками, діаграмами. Характеристика особливостей написання і вживання математичних формул.
Правила оформлення реквізитів тексту. Правила написання порядкових числівників в документах. Правила підготовки організаційно-розпорядчих документів. Формулювання запису в трудовій книжці. Основні документи, що включаються до складу особової справи.
Організація управління, склад документів і правила їх складання. Організація руху документів і порядок їх розгляду. Особливості оформлення реквізитів. Реєстрація та контроль за виконанням. Систематизація документів і організація їх зберігання.
Оформлення реквізитів документів, які заповнюються реквізити бланка, узгодження службових документів. Види бланків документів і оформлення окремих видів документів; зразки документів: наказ, вказівка, протокол, акт, доповідна записка, службова записка.
Документування управлінської діяльності. Бланки документів, оформлення їх реквізитів. Підготовка та оформлення основних видів документів. Оформлення документів, що містять комерційну таємницю. Особливості роботи з документами в електронному вигляді.
Характеристика групи довідково-інформаційних документів (визначення, види документів, правила оформлення). Відмінності в оформленні загального бланка та бланка для письма. Вимоги до текстів організаційно-розпорядчих документів, порядок їх оформлення.
Структурні елементи ділового документа. Вимоги ГОСТів до оформлення документів. Правила реєстрації документів шляхом проставлення індексу з подальшим записом відомостей про документ у реєстраційних формах. Схема документообігу на підприємстві.