Посадова інструкція інспектора з кадрів: загальні положення
Інспектор відділу кадрів (інспектор з кадрів) є фахівцем, який організовує ведення та облік кадрової документації в організації. У штатному розкладі може і не бути посади інспектора з кадрів, однак такі працівники, як фахівець з персоналу, фахівець з документаційного забезпечення персоналу та ін. Можуть здійснювати його функції і фактично бути інспекторами.
Інспектор з кадрів здійснює прийом на роботу, займається перекладами, звільненнями, готує звітність і виконує інші функції. Передбачити всі посадові обов'язки інспектора відділу кадрів в трудовому договорі досить важко. Для цього роботодавцями оформляється окремий локальний документ - посадова інструкція (далі - ДІ) інспектора з кадрів.
Прямого обов'язку роботодавця з розробки ДІ інспектора відділу кадрів в законодавстві не передбачено, так само як і порядку її оформлення. Керівник організації самостійно визначає необхідність її складання, порядок затвердження і зміни, а також обсяг відомостей, які будуть в ній зазначені.
Разом з тим наявність в організації ДІ інспектора з кадрів сприяє:
- пропорційного розподілу функцій працівників;
- фіксування меж службових повноважень;
- підвищення особистої відповідальності працівника за підсумки його службової діяльності;
- спрощення залучення до відповідальності в разі невиконання або неналежного виконання працівником своїх обов'язків;
- можливості роботодавця відмовити в прийомі на роботу за відсутності у кандидата необхідних кваліфікаційних вимог.
Порядок оформлення посадової інструкції інспектора відділу кадрів
ДІ готується для кожної штатної одиниці і затверджується керівником організації. Вона має знеособлений характер і щодо конкретного співробітника підписується при прийомі його на роботу і передається йому на руки.
При підготовці проекту інструкції слід враховувати положення наступних документів:
Структура посадової інструкції інспектора по кадрам
Стандартна ДІ інспектора відділу кадрів включає в себе, як правило, 4 розділи:
- Загальна інформація:
- найменування посади і її місце в штатній структурі організації;
- правила призначення, звільнення і заміщення працівника на час його відсутності на робочому місці;
- вимоги до кваліфікації, досвіду і компетенції кандидата на посаду інспектора;
- список правової документації, яка використовується в роботі інспектора з кадрів і яку він повинен знати.
- Службові обов'язки, закріплені за інспектором з кадрів.
- Права вказаної особи.
- Відповідальність, яка виникає у інспектора з кадрів при недотриманні ним своїх посадових обов'язків.
Оформлення ДІ для конкретного співробітника передбачає також:
- вказівка на першій сторінці документа відомостей про дату її затвердження, посади і П. І. Б. особи, яка затвердила посадову інструкцію, його підпис;
- запис про узгодження посадової інструкції з іншими уповноваженими підрозділами організації (наприклад, юридичним департаментом) - при їх наявності;
- позначку про ознайомлення працівника з текстом посадової інструкції (його підпис і дату);
- нумерацію сторінок в багатосторінковому документі, його зшивання, печатка організації (при наявності).
Зразок посадової інструкції інспектора по кадрам
ДІ інспектора відділу кадрів закріплює за працівником приблизно наступний обсяг службових обов'язків:
- Здійснення кадрового документообігу, включаючи:
- облік персоналу організації відповідно до вимог первинної документації;
- письмове фіксування зарахування, переведення і звільнення працівника з посади;
- складання та ведення особових справ працівників;
- оформлення, внесення записів до трудових книжок працівників.
- Складання необхідних матеріалів для атестаційних та кваліфікаційних комісій працівників, заохочення і преміювання персоналу.
- Зазначення відомостей про кількісний, якісний склад працівників, а також їх актуалізація в банку даних про персонал організації.
- Облік надання працівникам відпусток, контроль за формуванням і дотриманням графіків відпусток.
- Оформлення карток пенсійного страхування, інших документів, необхідних для призначення пенсій працівникам організації та їх сім'ям, встановлення пільг і компенсацій.
- Інші обов'язки, наприклад:
- вивчення причин плинності кадрів, участь у розробці заходів щодо її зниження;
- контроль за станом трудової дисципліни та ін.
Для реалізації закріплених за інспектором відділу кадрів трудових функцій йому надаються різні права, такі як:
- знайомитися з рішеннями начальства, що стосуються його діяльності;
- вимагати подання відомостей і документів, необхідних для виконання своїх посадових обов'язків;
- виступати з ініціативою щодо поліпшення кадрової діяльності і ін.
Отже, посадова інструкція інспектора з кадрів складається, як правило, з 4 розділів, що включають загальні відомості про посаду і вимогах до кандидата на посаду інспектора, блоки про посадові обов'язки, права та відповідальність працівника.