Якщо в організації є власний транспорт, то необхідно враховувати його роботу, роботу водіїв, паливо і мастильні матеріали, проводити розрахунки для виставлення рахунків клієнтам. Для цих цілей служить первинний документ Подорожній лист. У типовій формі подорожнього листа вантажного автомобіля є всі необхідні поля для відображення подібної господарської діяльності. У цьому матеріалі мова піде про дорожній лист вантажного автомобіля форма № 4-П - ця форма застосовується при погодинній оплаті і має лицьову і оборотну сторони.
Законодавство пред'являє досить суворі вимоги щодо заповнення та контролю видачі шляхових листів. Так наприклад шляховий лист вважається недійсним якщо в ньому не заповнений хоча б один з перерахованих нижче реквізитів:
- дата видачі
- штамп організації власника транспортного засобу
- печатка організації власника транспортного засобу
Подорожній лист вантажного автомобіля форма N 4-П заповнюється уповноваженою особою, яка несе відповідальність за неправильне його заповнення. Крім того, відповідальність несуть особи відповідають за експлуатацію транспортних засобів і керівник організації володіє транспортним засобом.
Що стосується видачі подорожнього листа водієві. Він видається водію під розписку тільки якщо він здав виданий йому раніше шляховий лист. Подорожній лист видається на один день або зміну.
Якщо робота транспортного засобу пов'язана з перевезенням товарно-матеріальних цінностей разом з подорожнім листом водієві необхідно видати товарно-транспортні накладні, номери яких, а також маса вантажу повинні бути вписані в нього. У бухгалтерії товарно-транспортні накладні та дорожні листи повинні зберігатися разом, для забезпечення можливості їх звірки при проведенні перевірок.
Подорожній лист містить відривні талони в кількості 2 шт. З заполоняє замовник. Надалі ці відривні талони передаються замовнику разом з рахунком на оплату, як доказ виконаної роботи.
Де б Ви хотіли заповнювати Подорожні листи?
У типовій конфігурації від 1С (Бухгалтерія, УТ, УПП.)