Книга обліку надходження документів застосовується для обліку кожного надходження архівних документів, а також кількості та складу архівних документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період часу і стану їх опису.
Як правило, облік надходження архівних документів до архіву здійснюється на підставі:
акту прийому-передачі архівних документів на зберігання;
акту прийому на зберігання архівних документів особового походження.
Архівні документи ставляться на облік також за результатами проведення окремих видів архівних робіт:
- вивірки облікових документів, за підсумками якої виявлені помилки, допущені при підрахунку кількості зберігаються архівних документів (акт про технічні помилки в облікових документах);
- перевірки наявності та стану архівних документів, в ході якої виявлені невраховані, за літерними або пропущеними номерами одиниці зберігання / одиниці обліку (акт про виявлення архівних документів: що не відносяться до даного архів, неврахованих і т.д..);
- реставрації архівних документів, після якої одна справа розділене на кілька справ (акт про поділ, об'єднання справ, включенні в справу нових архівних документів);
- опису архівних документів, переробки описів справ, документів, в процесі яких можливе розділення або об'єднання одиниць зберігання / одиниць обліку (акт опису архівних документів, переробки описів).
Порядок заповнення Книги обліку надходження документів:
Співробітник архів заносить послідовно всі первинні і повторні надходження архівних документів, включаючи виявлені і невраховані документи в книгу обліку надходжень документів:
Кожне надходження в межах звітного року отримує порядковий номер у валовий послідовності, незалежно від того, є надходження першим або повторним і складається з документів одного або декількох фондів.
Вказується дата передачі архівних документів в архів, найменування організації / особи, від якої надійшли документи, найменування, номер і дата документа, за яким прийняті документи, ук азивается назва фонду (якщо фонд надходить вперше, то назва фонду вказується після його внесення в список фондів ), проставляються крайні дати документів, що надійшли, включених в опис. Якщо надійшли неописані документи, то в графі 6 Книги обліку надходження документів робиться відмітка «не описані».
Також фіксується кількість документів, що надійшли в одиницях зберігання, в разі надходження неописаних документів (розсипи), вказується кількість аркушів 1. При надходженні матеріалів різних видів (управлінська документація, науково-технічна документація. Фотодокументи, електронні документи) окремо фіксується кількість одиниць зберігання і неописаних матеріалів кожного виду).
Вказується стан опису документів, що надійшли (задовільний / незадовільний), фізичний стан (вимагають підшивки або плетіння, дезінфекції тощо)
Якщо надходження складається з документів декількох фондів, то дані по кожному фонду (найменування фондів, номери фондів і т.д.) записуються з нового рядка за тим самим порядковим номером. Якщо фонд надходить вперше, то номер фонду проставляється після присвоєння йому номера за списком фондів.
При необхідності, в Книгу обліку надходжень документів (в графу Примітки) заносяться додаткові відомості, наприклад про перейменування фонду, вибуття матеріалів у зв'язку з передачею документів у інший архів і т.д. (В цьому випадку вказується акт-підставу вибуття).
Кожен вперше надійшов до архіву фонд записується в список фондів.
Список фондів - документ. призначений для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, присвоєння їм номерів, обліку кількості архівних фондів, що знаходяться на зберіганні або вибулих;
У список фондів архівний фонд записується тільки один раз, при першому надходженні в архів. Не допускається внесення архівного фонду в список фондів раніше надходження його архівних документів на зберігання.
У списку фондів вказуються порядкові номери фондів у хронологічній послідовності їх надходжень. Номер, присвоєний архівного фонду за списком фондів, є його обліковий номер, зберігається за ним у всіх облікових документах. Для обліку архівних фондів використовуються номери в валовий послідовності. Номери втрачених, переданих в інші архіви архівних фондів, а також номери архівних фондів, які увійшли до складу об'єднаного архівного фонду, архівні документи яких раніше використовувалися, не можуть бути присвоєні знову надійшли архівних фондів.
Об'єднані архівні фонди та архівні колекції враховуються на загальних підставах. Об'єднаному архівного фонду, утвореного з архівних фондів, раніше врахованих самостійно, присвоюється номер одного з архівних фондів, включених до його складу.
Датою першого надходження фонду є дата першої здачі справ в архів. Для створеного в архіві об'єднаного архівного фонду цією датою є дата його створення.
Назва архівного фонду вноситься в список фондів на підставі історичної довідки або титульного аркуша опису справ, документів. Назва архівного фонду складається з повного і офіційно прийнятого скороченого (в дужках) назви фондоутворювача з зазначенням його підпорядкованості, місцезнаходження, крайніх дат існування. Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то в списку фондів вказується його остання назва в рамках періоду, за який прийнято архівні документи.
Назва об'єднаного архівного фонду складається з узагальненої назви включених в нього архівних фондів, з назви керівної організації та узагальненої назви підпорядкованих їй організацій, з переліку назв змінювали один одного організацій. Конкретні назви всіх організацій, архівні документи яких увійшли в об'єднаний архівний фонд, а також їх перейменування вказуються в листі фонду.
Назва архівного фонду особового походження складається з прізвища та ініціалів особи, його псевдоніма, титулу, рангу, звання; назва архівного фонду сім'ї або роду - з прізвищ та ініціалів головних членів сім'ї або роду і їх титулів, рангів, звань. Прізвища, імена, по батькові, титули, ранги, звання, родинні стосунки всіх членів сім'ї або роду вказуються в листі фонду.
У назві архівної колекції вказується ознака (ознаки) її формування, а при необхідності - і її упорядник (колишній власник, збирач колекції).
У разі вибуття архівних документів, ставиться відмітка про вибуття і, вказується номер і дата документа, на підставі якого він вибув.
У разі створення об'єднаного архівного фонду вказується номер і назва фонду, в який включені документи. У разі передачі фонду в інший архів вказується найменування архіву
Список фондів полягає в тверду обкладинку, аркуші нумеруються, складається лист-засвідчувач.
Передрук списку фондів здійснюється тільки з дозволу відповідного уповноваженого органу виконавчої влади у сфері архівної справи. В цьому випадку в список фондів обов'язково вносяться номери, назви і підстави вибуття всіх архівних фондів, номери яких займати забороняється.