Припустимо, що компанія задумала провести чудовий новий семінар. Припустимо, що виступи підготовлені на найвищому рівні.
Але та сама аудиторія, для якої готується захід, цільова група (далі - ЦГ) поки ще не знає про те, який чудовий семінар для неї підготовлений. Люди з ЦГ можуть не знати, що сотрдунік цієї фірми є світилом в даній області. Висока кваліфікація лектора і старання групи підготовки досягають успіху тільки в тому випадку, якщо всі етапи контактів з Учасниками або цільовою групою пройшли успішно, тобто всі контакти (або більшість) мали позитивний характер.
Завдання залучення ЦГ на різні конференції, семінари багаторазово описана в різній літературі з маркетингу заходів, інструкціях для так званого event-маркетингу та ін. Це вид інформації зазвичай формується за принципом: роби раз, роби два, роби три ... і успіх в кишені!
У ідеального представника ЦГ, при погляді з боку Організаторів, перший же дзвінок викликає ентузіазм і велике бажання взяти участь у заході, і він задає тільки одне питання: за якими реквізитами виробляти оплату. Уточнення і додаткові питання зникають, не встигаючи виникнути ...
Однак, в реальному житті на кожному кроці підготовки та проведення з'являються різні відхилення від ідеального бажаного шляху до успіху. Чому ж так відбувається?
Подивимося на процес підготовки семінару з боку того, для кого він призначений.
Команді бізнес-тренерів та / або бізнес-консультантів необхідно постійно мати на увазі, що пропоноване ними захід - далеко не єдине, яке пропонується конкретного представника ЦГ.
Як же реагує представник ЦГ на запрошення і як зробити, щоб реакція була сприятливою для Організаторів семінару. Підійдемо до вирішення цього завдання з іншого боку - перерахуємо «як не треба». Щоб допомогти уникнути типових помилок, зручно звести в таблицю короткий перелік того, що викликає негативну реакцію потенційної ЦГ.
Перший контакт: запрошення.
Пам'ятаємо - команді бізнес-тренерів та / або бізнес-консультантів необхідна аудиторія, а не навпаки! Щоб дзвінок не потрапив в ряд тих, хто «з'їдає» час ЦГ даремно, рекомендується з'ясувати у секретаря, хто саме в компанії займається питаннями, які освітлюються на заході були, в який час найкраще його застати, яка форма отримання інформації краща.
Найчастіше люди на іншому кінці дроту дуже зайняті, і вони не запитували інформацію про даний захід. Тому довгі докладні повідомлення можуть зробити негативний вплив. Негативний імідж заходи може скластися в разі, якщо представник не може повідомити більш докладні відомості по тих питаннях, які вимагають уточнення.
В цьому випадку відлякують від пропозиції відразу кілька факторів:- «Всеїдність» пропозиції - все про все;
Якщо ж з переліку запропонованих тем семінару одна-дві можуть зацікавити, то обов'язково виникають практичні уточнюючі питання. При цьому дуже часто замість бажаного для ЦГ відповіді: «Я перемкну на фахівця, який більш глибоко освітить всі деталі» отримуємо відповідь «Дивіться на сайт, там все є. (Адреc вказано, що ж ще?) ».
Також позитивно сприймається перемикання (або повторний дзвінок) від фахівця, який докладно знає тему. Вкрай негативна ознака - відсутність або недостатня інформація про доповідачів. Наприклад, в листівці однієї консалтингової фірми з гордістю зазначено: «Загальний сумарний стаж співробітників нашої фірми в консалтингу - стільки-то років ...». Але при цьому немає ніяких відомостей про особисті досягнення цих консультантів. Закрадається думка: «Один консультант працює все життя, має великий досвід, з яким цікаво і корисно познайомитися, а решта - на рівні практикантів. Хто ж з них буде проводити захід - невідомо. Якщо прізвище і титул доповідача прямо не повідомляються, створюється негативна упередженість. «Тут нам збираються запропонувати« кота в мішку ».
Так як фахівці, що вже мають досвід роботи, зазвичай володіють основними базовими термінами і навичками, читали спеціальну фахову літературу, найчастіше виникає таке питання: «Що Ви нам зможете розповісти такого, про що не написано в підручниках з цієї теми, що буде непереливки в інтернеті в перших рядках пошукової системи за запитом на тему пропонованого семінару ». Як не дивно, в більшості випадків таке питання ставить тих, що дзвонять в глухий кут. Тому бажано Організаторам бути готовими переключити розмову на різних фахівців, які зможуть повідомити детальну інформацію, як з організаційної, так і з інформаційної сторони.
Наприклад, необхідний план, як дістатися на захід, а у відповідь Організатори, пам'ятаючи про інструкції економити час в процесі запрошення, відповідають: дивіться на сайті. Така відповідь справляє негативне враження і відразу може відлякати ЦГ.
Можливо, представник ЦГ запитує цей план саме для того, щоб переслати його до філії і залучити до заходу інших співробітників Вашої ЦГ з цієї компанії, у яких немає доступу до Інтернету.
Тому небажані довгі вступні промови за зразком: наша компанія була створена, ... має такі-то заслуги ... На кожній такій фразі слухач може якщо не сказати, то подумати: а мені-то від цього яка користь? І це негативна ознака, який вже може закласти перший камінь в бар'єр між ним і Вашим заходом.
Важливе питання, яке задають перед участю заходу - скільки людина бере участь? Хто веде семінар, хто ключовий доповідач? Потужний негативний ознака: заміна титулованого відомого фахівця стажистом, помічником, третім заступником та ін.
Навіть якщо семінар буде відвіданий, повторне спілкування з цією ж організацією в майбутньому практично виключено.
Якщо захід проводиться в формі круглого столу, що передбачає вільні обмін думками, негативна ознака - відмова надати слово для питання, переривання відповідають. Позитивний ознака: оголошений заздалегідь регламент часу на питання і відповіді, і його дотримання. Відмінний приклад - недавно пройшла конференція: «Маркетинг і маркетингові комунікації, або супермаркет маркетингових знань», де І.Л. Вікентьєв показав чудовий приклад точного і об'єктивного дотримання регламенту, майстерності ведення заходу - тактовно, але твердо перериваючи спонтанні дискусії аудиторії, які відхилялися від теми заходу.
Негативний ознака - відмова передати те ж речення в іншій формі, наприклад, в електронному вигляді. «Ви вже все отримали! Що погано видно - я продиктую ». - тут негативний ознака в тому, що час секретаря консультанта видається більш дорогим ресурсом, ніж час ЦГ, що, безумовно, може відштовхнути не тільки від цього заходу, але і від контактів з цією організацією взагалі.
Часто при складанні програми заходу Організатори прагнуть економити на перервах, щоб залучити якомога більше доповідачів. Негативний ефект забезпечений: хтось хоче випити чашку чаю, виходить ... і частина доповідей упускається. Негативні ознаки з двох сторін: перешкоди доповідачу знижують якість доповідей, аудиторія відволікається, створюється відчуття непотрібності доповідей ... З іншого боку, відсутність перерв створює негативний ефект примусу ЦГ ( «вони спеціально нас тримають без перерв, щоб ми не пішли з нецікавих доповідей»).
Для успішного завершення семінару бажано забезпечити можливість подальших позитивних контактів. Наприклад, запропонувати підписку на електронну розсилку. анкету з оцінкою якості семінару, надсилання фото, збір побажань і т.п. Увага до думки Учасників обов'язково зніме негативний ефект від недоліків у проведенні семінару, якщо вони були, і створить фундамент для подальших позитивних контактів.
Негативні ознаки при контакті з Організаторами семінару
потенційним Клієнтом або Що може відлякати?
Реакція потенційного Учасника