Основними операціями з документами MS Word є:
створення документа
Файл, створений в програмі Word називається документом. І має розширення .doc або .docx.
Способи створення документа:
- При запуску програми автоматично створюється новий документ (на основі шаблону, встановленого за замовчуванням).
- Файл → Створити ... → Діалогове вікно Створення документа → Вибрати шаблон
- Інструмент Створити - створення документа на основі шаблону, встановленого за замовчуванням
- Ctrl + N - створення документа на основі шаблону, встановленого за замовчуванням
Кожен документ обов'язково створюється на основі будь-якого шаблону.
Шаблон - це зразок для створення документа (електронний зразок для створення електронного документа, макет, порожній бланк).
Шаблон - це особливий тип документа, що містить певну інформацію (оформлення) - статичні дані і поля форми:
- форматування (наприклад, параметри сторінки, колонтитули, тип шрифту, розмір шрифту);
- текст;
- графіка;
- настройки комбінацій клавіш, панелей інструментів, меню і т.д.
Шаблони можна редагувати.
Можна створювати і зберігати свої шаблони.
Можна перетворити документ в шаблон. Для цього використовується команда Файл → Зберегти як → Тип файлу → Вибрати Шаблон документа.
При створенні нового документа інформація з шаблону копіюється в документ.
Шаблон, встановлений за замовчуванням - Звичайний. Використовується автоматично, якщо не вказано жодної іншої шаблон.
Відмінності документа від шаблону:
відкриття документів
Документ виводиться на екран у вигляді вікна. Відкрити можна тільки раніше створені документи.
Способи відкриття:
Одночасно можна відкрити практично будь-яку кількість документів.
збереження документів
Існує два варіанти збереження. В залежності від варіанту збереження при виборі певного способу збереження можуть виконуватися різні дії.
I варіант. Збереження документа вперше - присвоєння імені
Способи збереження:
Незалежно від способу збереження з'являється діалогове вікно Збереження документа, в якому потрібно вказати місце збереження і привласнити документу ім'я.
Місце збереження: папка, диск, комп'ютер.
Правила завдання імен:
Word автоматично пропонує ім'я на підставі вмісту першого рядка.
Розширення не вказується, воно присвоюється автоматично.
Документ 1 - тимчасове (чергове) ім'я, присвоюється автоматично новим (новоствореним документам).
C: Мої документиГруппа 26Лічная (Прізвище) Ім'я (найменування) .doc
Щоб файли, створені в певній програмі містилися в конкретну папку потрібно задати параметри Word: Сервіс → Параметри → Розташування.
II варіант. Збереження документа повторно - збереження результатів поточної роботи
Способи збереження:
- Файл → Зберегти - документ буде збережений в поточному місці під поточним ім'ям
- Файл → Зберегти як ... - дозволяє зберегти документ в іншому місці і / або під іншим ім'ям (використовується для копіювання файлу в інше місце або на дискету, для збереження декількох версій документа, дозволяє зберегти файл в іншому форматі)
- Інструмент Зберегти - документ буде збережений в поточному місці під поточним ім'ям
- Ctrl + S / Shift + F12 - документ буде збережений в поточному місці під поточним ім'ям
Word відстежує збереження: при виході з програми / закриття документа видається повідомлення, якщо останні зміни не були збережені.
Автозбереження - автоматичне збереження результатів роботи через певний інтервал часу. Оптимальний діапазон - 5-10 хвилин.
Тимчасові файли . Деякі програми при виконанні операції збереження не знищують попередню версію, а зберігають її у вигляді так званих резервних копій - однойменних файлів, але з іншим розширенням. Наприклад, bak, в Windows - TMP
(TMP - програма резервування файлів). Частина програм може включати і вимикати цей режим - так звана опція backup.
закриття документів
Умовчання - задані установки.
ного за замовчуванням