Кожен вид відпустки вимагає оформлення свого пакета документів, і відпускні покладаються не завжди. У Схемі 1 запропонований один з варіантів класифікації відпусток. Як бачите, щорічна оплачувана відпустка - це не єдиний варіант (більш того, він включає в себе кілька підвидів відпусток). Ось про оформлення такого щорічної оплачуваної відпустки ми і будемо говорити далі в статті.
Склад оформлюваних документів буде залежати ще від одного фактора. Якщо відпустку співробітника запланований в графіку відпусток на даний рік, то у нас буде один алгоритм дій. Якщо ж людина прийшла в організацію недавно, тобто працює перший рік, то підставою (і першим документом) для оформлення його щорічної оплачуваної відпустки буде заяву з проханням надати відпустку. Наочно ці 2 ситуації показані у Схемі 2.
Комплект документів для оформлення щорічної оплачуваної відпустки
Читайте статтю «Скасування уніфікованих форм: причини і наслідки»
Відпустка за графіком
Приклад 1 (з судової практики)
Н. звернулася до суду з позовом до ВАТ «ВНІІСТ» про визнання наказу про надання відпустки і наказу про внесення змін до графіку відпусток недійсними.
Розглядаючи справу, суд встановив, що графік відпусток був затверджений вчасно, як того вимагає ст. 123 ТК РФ - за 2 тижні до настання року. Пізніше ВАТ видало наказ про перенесення відпустки Н. але позивачка з перенесенням відпустки не погодилася, що відбила на наказі при ознайомленні з ним. Незважаючи на це роботодавець все-таки видав наступний наказ, про надання Н. відпустки у зручний йому час.
Суд встав на сторону роботодавця, пояснивши це тим, що процедура оформлення графіка відпусток відповідачем була дотримана і про час початку відпустки Н. була сповіщена за 2 тижні до початку відпустки.
Подібний підхід до графіка відпусток, на наш погляд, серйозно спотворює положення ст. 123 ТК РФ про обов'язковість документа для обох сторін. Фактично суд констатував, що роботодавець має право вносити односторонні зміни, з єдиним обмеженням - зміни повинні вноситися не пізніше, ніж за 2 тижні до надання відпустки (це термін повідомлення працівника про надання йому щорічної відпустки). Разом з тим такий підхід суду показує роботодавцю важливість належного оформлення документів при наданні відпустки «за графіком».
Затверджений графік відпусток - це план, за яким працівники відправляються «на відпочинок». Див. Приклад 2. Зверніть увагу: графа 6 із запланованим періодом відпустки заповнюється відразу, а ось графа 7 заповнюється тільки щодо відбулися відпусток, адже поки працівник не відгуляв свою відпустку, він ще може бути продовжений або перенесений, тому у майбутніх відпусток графа 7 порожня.
- у 2-му розділі документа можна відобразити ініціативу працівника і узгодити перенесення відпустки з його безпосереднім керівником;
- в 3-му розділі - ініціативу керівництва і узгодити її з працівником.
З метою спрощення діловодства в організаціях від такого сповіщення досить часто відмовляються. Про майбутню відпустку працівник повідомляється шляхом пред'явлення йому «відпускного» наказу, який він і візує. Тоді видати такий наказ і ознайомити працівника під підпис з ним потрібно встигнути все за ті ж 2 тижні до початку відпустки. Однак в цьому варіанті є свої мінуси. Найбільш яскраво вони видні в великих фірмах, де накази про надання відпустки є «комплексними», а не індивідуальними документами (форма Т-6а, а не Т-6), тобто робляться відразу на кілька людей. Якщо в наказі багато відпускників, то складніше все відстежити і вчасно повідомити кожного. Хоча підкреслимо, що даний спосіб документування доречний.
У деяких організаціях йдуть ще далі - ознайомлюють працівників з графіком відпусток. Перевіряючі ставляться до такого повідомленню по-різному: якщо ознайомлення відбулося незабаром після затвердження графіка, тобто задовго до відпустки, то працівник може встигнути про це забути, тому таке ознайомлення складно вважати повідомленням про початок відпустки, передбачених ст. 123 ТК РФ.
Повідомлення про початок відпустки
Наказ про надання відпустки працівнику
Якщо у вас велика організація, то для використання наказу про надання відпустки працівникам (раніше це була форма Т-6а) її теж потрібно не забути затвердити.
Такі документи (див. Схему 2), як записка-розрахунок про надання відпустки, особова картка працівника і особовий рахунок, як правило, ведуть кадрова служба і бухгалтерія, тому на них ми не будемо довго зупинятися.
Після повернення співробітника з відпустки дати його фактичного відпочинку відображаються в графі 7графіка відпусток (Приклад 2), а в процесі відсутності працівника відповідні позначки проставляються в табелі обліку робочого часу. У наступному номері ми будемо детально розглядати ситуації відкликання з відпустки, його перенесення і ін. Тоді-то і пояснимо тонкощі заповнення цих двох останніх документів.
Відпустка «за згодою сторін»
Якщо в графіку відпустку конкретного працівника не запланірован1 (наприклад, коли він перший рік працює в цій організації і даний документ був складений до його працевлаштування в цю організацію - см. Схему 2), то потрібен інший документ, однозначно фіксує волю як працівника, так і роботодавця. Таким є заява працівника про надання відпустки з позитивною резолюцією на ньому керівника організації2.
Наявність на заяві візи узгодження з безпосереднім керівником працівника, який бажає піти у відпустку, не є обов'язковим з точки зору законодавця. Але з позиції здорового глузду це необхідно: тоді перед прийняттям рішення керівник організації буде бачити не тільки бажання працівника, а й оцінку можливості його відсутності керівником середньої ланки, в зону управління якого входить ділянку роботи бажає піти у відпустку. При цьому віза безпосереднього керівника по суті одночасно означає, що він бере на себе відповідальність за узгодженість таких моментів, як зміна графіка роботи або змінності, перерозподіл обов'язків.
Далі оформляється наказ про надання відпустки (Приклад 4). Він завжди однаковий:
- і коли відпустка надається відповідно до графіка відпусток,
- і коли це робиться на підставі позитивної резолюції керівника на заяві працівника.
Наказ про внесення змін до графіку відпусток
Якщо наказ використовується в тому числі для повідомлення працівника про черговій відпустці, то він повинен бути складений так, щоб ознайомити з ним працівника можна було не пізніше ніж за 2 тижні до початку відпустки. В іншому випадку наказ видається виходячи з необхідності в наданні бухгалтерії організації часу, щоб встигнути зробити розрахунок і видати відпускні працівнику. Оплата відпустки повинна бути здійснена не пізніше ніж за 3 дні до його початку.
Склад наступних документів (див. Схему 2) для двох алгоритмів надання відпустки теж єдиний.
Зверніть увагу: в Прімері 5 наказ не тільки відображає зміну дати надання відпустки начальнику відділу, а й зрушує при цьому відпустку його заступника, у якого, на наш погляд, вказується «передбачувана дата» його відпустки. Так завжди відбувається з відпустками «суміжних працівників». Адже в день видання даного наказу ми можемо тільки припускати, з якого числа Бугульміеву реально буде надана відпустка. Дійсно, ця нова дата йому може бути незручною, інші працівники цього підрозділу можуть захворіти, тоді знову виникне необхідність зміщення його відпустки і т.д.
Отже, перенесення відпустки може бути викликаний не тільки бажанням працівника, а й виробничою необхідністю, крім того, зміни в графік відпусток доведеться вносити і в тому випадку, якщо мали місце продовження або перенесення чергової відпустки співробітників або їх відкликання з чергової відпустки по виробничої необхідності.