Науково-технічна обробка документів і порядок складання опису справ. експертна комісія
Процес науково-технічної обробки документів, які мають стати архівними, самий об'ємний і включає в себе ряд етапів:
Особливості науково-технічного опрацювання документів:
- Як відомо, обсяги документів можуть бути величезними. Необхідно суворо дотримуватися приналежність документів до номенклатурної папці, дотримуватися систематизацію документів у справі і не перевищувати прийнятий обсяг справи понад 250 сторінок або 4 см товщини томи. При таких простих правилах відпадає необхідність повторного перебору документів.
- Облік раніше не врахованих або виявлених справ протягом діловодного року необхідно проводити оформленням результатів відповідним актом. Можливо виявлення неврахованих раніше справ в ході перевірки наявності та стану справ фонду, коли вивчаються не тільки документи архівного обліку, а й фактична перевірка кожної справи.
- Оформлення результатів науково-технічної обробки справ створенням науково-довідкового апарату у вигляді річного розділу опису справ постійного терміну зберігання, з особового складу, особових рахунків. Після затвердження описів в державному архіві суб'єкта, опису необхідно внести в реєстр описів.
При складанні опису справ дотримуються наступні вимоги:
- заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина), в тому числі сформований в окремий том додаток до справи, вносяться до опису під самостійним номером);
- порядок нумерації справ в описі - валовий;
- порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом;
- графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- багатотомні справи в опис вносяться по порядку номерів томів. В цьому випадку в описі пишеться найменування тільки першого тому, а найменування всіх інших томів, якщо вони поміщені на одній сторінці, позначається словами "Те ж". Якщо ж найменування багатотомної справи переходить на наступний лист, то необхідно заголовок справи повторити повністю. При внесенні в опис останнього тому після номера тому додається слово "Останній".
- В описі між найменуваннями (заголовками) справ залишається інтервал не менше 1 см.
- Графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на відповідний акт, про наявність копій і т.п.
- В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якій вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери).
- Затвердження описів на Експертної комісії організації, яка створюється на підставі Положення про Експертну комісію:
Експертна комісія створюється:
- Наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб.
- До складу ЕК організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву або особа, відповідальна за архів.
- До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
- Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що займається питаннями діловодства та архіву.
Експертиза цінності документів в організації проводиться:
- в діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
- в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання
Необхідно скласти історичну довідку по фонду. Якщо довідка вже є, то можна її відновити, додати останні відомості про фондоутворювача, про склад документів фонду, відбити будь-яку інформацію про власника документів, їх русі, особливості документів і пр.1. Перший розділ - історія фондоутворювача - включає характеристику історичних умов виникнення організації, назва організації-попередника, в хронологічній послідовності всіх реорганізацій, в тому числі такі відомості:
- дати створення, перетворення і ліквідації організації з посиланням на законодавчі акти чи розпорядчі документи; назва організації-наступника;
- завдання та функції організації і їх зміни;
- масштаб діяльності організації, склад системи підвідомчих організацій;
- місце організації в системі державного апарату, економічної, суспільно-політичної, культурної та іншої життя;
- зміни в назві та підпорядкованості організації;
- структура організації і її зміни.
2. Другий розділ - історія фонду - включає такі відомості:
- дата першого надходження документів фонду до архіву, їх обсяг і крайні дати;
- зміни в складі і обсязі фонду і їх причини (проведення експертизи цінності, втрати, незадокументовані періоди);
- ступінь збереження документів;
- особливості формування, опису та систематизації документів, відомості про наявність документів, що виходять за хронологічні межі фонду;
- відомості про наявність документів фондоутворювача (в тому числі по особовому складу), які перебувають у складі інших фондів або архівосховищ, і місцях їх зберігання;
- відомості про наявність документів інших організацій або осіб (фондові включення);
- склад науково-довідкового апарату до фонду.
3. Третій розділ включає узагальнену характеристику фонду за складом і змістом документів в цілому і окремих груп документів; відомості про наявність документів, що виходять за хронологічні рамки фонду, про науково-довідковому апараті до фонду, про види носіїв інформації.