Чинне законодавство дозволяє працівникам по закінченню лікарняного по вагітності оформити відпустку по догляду за дитиною до 3-х років. Сьогодні ми розповімо про тонкощі оформлення наказу на відпустку: коли необхідно складати наказ на відпустку по догляду за дитиною до 3 років, які існують вимоги до документа, як оформляється наказ в загальному порядку та приватних випадках.
Наказ на відпустку по догляду за дитиною до 3 років: коли оформляється?
У сучасній практиці існує кілька схем оформлення відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, отже, можливі кілька варіантів складання наказу:
- За бажанням працівника, відпустка може бути наданий в повному обсязі відразу після завершення лікарняного по вагітності. В такому випадку в тексті наказу відображають інформацію про періоди нарахування допомоги (до виконання дитиною 1,5 років) і виплати компенсації (з 1,5 до 3-х років).
- Якщо працівник спочатку оформив відпустку на 1,5 року, після чого виявив бажання продовжити його до 3х років, то роботодавцем складається наказ на надання відпустки відповідного періоду. Інформація про виплату допомоги за даний період в наказі не відбивається.
- Працівник має право розділити «дитяча» відпустка між членами сім'ї. Іншими словами, в різні е відпустка може бути використана матір'ю, батьком, бабусями та іншими родичами, які мають трудові договори з роботодавцями. У даній ситуації накази на відпустку складаються кожним з роботодавців окремо. При цьому періоди відпусток у родичів не повинні перетинатися.
Вимоги та обов'язкові реквізити при складанні наказу
Незалежно від ситуації і виду оформлюється наказу, при складанні документа слід керуватися основними законодавчими вимогами. У загальному порядку наказ на «дитячий» відпустку до 3-х років повинен містити наступні основні реквізити:
- номер і дата наказу, місце його складання (місто);
- найменування організації (повне або скорочене);
- дані про працівника (ПІБ, посада, робочий підрозділ (управління, відділ, департамент);
- період наданого відпочинку;
- інформація про виплати і компенсації;
- дані про покладання обов'язків за розрахунок і виплату допомоги (ПІБ, посада відповідальної особи);
- інформація про підписантів і узгоджувальних особах (заявник, керівник і т.п.).
Так як наказ на відпуск складається на підставі заяви працівника та копії свідоцтва про народження дитини, дані документи слід оформити як додаток до наказу. Реквізити документів, що додаються (дата заяви, номер і дата свідоцтва) рекомендується вказати в тексті наказу в графі «Підстава».
Оформляємо наказ: покрокова інструкція від А до Я
Вид наказу залежить від того, за яким з нижчеперелічених варіантів оформляється відпустку:
- Якщо співробітник оформляє повну відпустку (з моменту закриття лікарняного до виконання дитиною 36 місяців), то текст наказу повинен містити інформацію про період виплати допомоги (до виконання 18 місяців) та фіксованого компенсації (з 18 до 3 місяців).
- У разі якщо співробітник подовжує відпустку з 1,5 до 3-х років, то в тексті наказу слід вказати підставу для продовження (наказ на початковий відпустку), а також інформацію про виплату компенсації (50 руб. / Міс.).
- Нерідко родичі приймають рішення про поділ «дитячого» відпустки. В такому випадку наказ оформляється на частину відпустки за місцем роботи кожного з родичів. При цьому особа, яка вже перебуває у відпустці (наприклад, щорічному) не може додатково оформити відпустку по догляду за дитиною.
Як правило, працівники після закінчення лікарняного по вагітності приймають рішення про оформлення повного відпустки до досягнення дитиною 3-х років. В такому випадку алгоритм оформлення наказу наступний:
Крок 1. Подача працівником заяви.
Після закінчення лікарняного за родами працівник заявляє про своє бажання отримати повний період відпустки до досягнення дитиною 3-х років. Заява складається в письмовому вигляді, після чого подається керівнику на узгодження. Підписана директором заяву, разом з копією свідоцтва про народження малюка, є підставою для складання наказу.
Крок 2. Підготовка наказу.
Так як наказ оформляється на повний період (до 3-х років), то крім основних реквізитів, в документі необхідно чітко прописати періоди виплати допомоги і компенсації. У період з моменту закінчення лікарняного за родами до виконання малюком 18 місяців слід вказати інформацію про виплату допомоги, з 1,5 років до закінчення відпустки - дані про виплату компенсації. Так як сума допомоги ще тільки підлягає розрахунку, його розмір у наказі не вказують. Що стосується суми компенсації, то її фіксований показник (50 рублів на місяць) слід відобразити в наказі.
У нижній частині наказу необхідно вказати інформацію про осіб, на які покладається відповідальність за розрахунок і виплату допомоги (ПІБ, посада). Як правило, це головний бухгалтер або працівник розрахункового відділу. Дану графу можна доповнити термінами розрахунку ( «розрахувати розмір щомісячної допомоги в термін до ___»).
Крок 3. Узгодження наказу керівником.
Після того, як текст наказу підготовлений, документ передається на узгодження керівнику. Підписантом наказу може виступати безпосередньо директор і особа, яка має такі повноваження на підставі довіреності. У будь-якому випадку, в тексті наказу повинні бути зазначені дані тієї особи (ПІБ, посада), який фактично підписує документ.
Крок 4. Повідомлення відповідальних осіб.
Після підписання наказу керівником він вважається таким що набуло чинності і передається для ознайомлення відповідальним особам під розпис. У загальному порядку з наказом слід ознайомити бухгалтера, на якого покладено розрахунок і виплата сум допомоги. Крім того, з наказом можна ознайомити безпосереднього керівника працівника, який іде у відпустку, але тільки в разі, якщо це передбачено текстом наказу.
Крок 5. Повідомлення співробітника.
Після набрання наказом чинності з текстом документа слід ознайомити працівника, який іде у відпустку. Перед підписанням наказу в графі «Ознайомлений» співробітнику рекомендується уважно вивчити текст документа, звернути увагу на коректність вказівку періодів відпустки (до 1,5 років, з 18 місяців до 36 місяців). Це допоможе працівникові і роботодавцю уникнути взаємних суперечок і претензій у майбутньому.
Крок 6. Розрахунок і виплата допомоги.
Лікарняний по вагітності комірника АТ «Рубін» Кукушкіної закритий 24.05.17. У свідоцтві вказана дата народження дитини - 16.02.17.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Рубін»
Наказ №12-5 / 18к про надання відпустки по догляду за дитиною
У зв'язку з народженням дитини
- заяву Кукушкіної Ольги Петрівни №12-5 від 24.05.17;
- свідоцтво про народження Кукушкіна С.Л. від 16.02.17.
Начальник департаменту кадрового обліку / підпис / Серебряков С.Д.
Начальник розрахункового відділу / підпис / Сойкіна С.В.
Комірник / підпис / Кукушкіна О.П.
Оцініть якість статті. Ми хочемо стати краще для вас: