Контролюйте витрати лабораторії. Ведіть точний журнал і бухгалтерську книгу, реєструючи кожен видаток, такий як оплата праці, матеріали, обладнання, накладні витрати, послуги, особисті витрати, збори, штрафи.
Належний бухгалтерський облік витрат лабораторії буде підтримувати зусилля по здійсненню стратегії зниження витрат. Зусилля щодо зниження витрат, швидше за все, приведуть до великої економії.
Визначте, які витрати залежать від обсягу і які не залежить від обсягу. Витрати, залежні від обсягу, є ті що пропорційні обсягу роботи лабораторії. Наприклад, витрачені матеріали зазвичай залежать від обсягу, тому що, чим вище робоча навантаження лабораторії, тим більше поставок матеріалів буде необхідно, отже витрати на такі поставки, матимуть тенденцію збільшуватися з доходом. Витрати, які не залежать від обсягу, з іншого боку, є фіксованими витратами незалежно від обсягу роботи лабораторії. Наприклад, накладні витрати, такі як орендна плата, є фіксованими витратами.
Визначте вартість однієї операції. Вона може бути підрахована шляхом складання всіх витрат, пов'язаних з певною операцією, і діленням на число здійснених операцій за встановлений період часу. Ефективні стратегії зниження витрат повинні прагнути знижувати вартість однієї операції.
Визначте дохід або винагорода за одну певну операцію. Вона може бути обчислена складанням всього доходу або винагороди, отриманої від певної операції, і діленням на число операцій за встановлений період часу.
Обмежте число непродуктивних тестів. Порівнюючи вартість за операцію з доходом або винагородою від операції з різних операцій, стане очевидним, які операції прибуткові, а які ведуть до витоку ресурсів лабораторії. Число непродуктивних тестів і операцій має бути обмежена.
Обговоріть принципи належного використання лабораторії з усім штатом і лабораторним технічним персоналом. Переконайтеся, що всі розуміють, коли проводяться ті чи інші тести і операції, і що всі умови надання зразків, обробки, переробки та повідомлення результатів дотримуються. Усунення непотрібних тестів і процедур заощадить гроші.
Спробуйте управляти тестами разом і координувати всі операції, коли це можливо. Якщо множинні зразки надіслані одночасно для одного тесту, об'єднання їх разом призведе до того ж самого результату, як і проведення кожного тесту окремо, але коштувати буде значно менше. Заощадження часу і ресурсів скоротить витрати.
Замовляйте матеріали оптом, щоб економити гроші, якщо матеріали не псуються. Для поставок матеріалів, термін яких може закінчитися, обчисліть оборот матеріалів (собівартість реалізації, розділена на вартість матеріалів), і переконайтеся, що запас часу до закінчення / старіння значно більше проміжку часу, що мається на увазі матеріалооборотом.
Шукайте способи управляти тестами або операціями більш ефективно. Наприклад, якщо нова машина може керувати подвоєним числом зразків в більш короткий час, це може зменшити вартість однієї операції і заощадити гроші. Перед вибором нового обладнання, яке може зробити роботу краще, потрібно врахувати початкову вартість інструменту, витрати реактиву, вартість навчання технічного персоналу для використання нової машини, амортизацію і т.д. і зіставити ці витрати з сумою економії витрат, якої вони сприяють.
Визначте, які тести треба виконати самостійно, а які відіслати в сторонню лабораторію. Вважайте всі витрати, пов'язані з певним тестом або операцією, включаючи вартість тестування контролю якості, вартість матеріалів, вартість перевірки майстерності і навчання, час для зберігання результатів, і поштових або транспортних витрат. Якщо тест, що вимагає спеціальних технічних навичок або обладнання, рідко затребуваний, можна знизити витрати, відіславши його в сторонню лабораторію, замість того, щоб робити самим. З іншого боку, часто виконуються тести, або ті, які вимагають швидкого терміну виконання, можуть бути краще виконані у власній лабораторії.
Контролюйте ефект будь-якої стратегії зниження витрат протягом довгого часу. Будьте терплячі, оскільки ефекти таких стратегій можуть проявитися через місяці або роки. Ефективна стратегія зниження витрат повинна знизити вартість однієї операції або співвідношення доходів і витрат лабораторії.