Для чого потрібна копія трудової?
Саме в цих випадках і виявляється необхідна завірена копія трудової. Вона дозволяє працівнику скористатися своїми правами і отримати всі необхідні йому документи. А самі роботодавці при цьому не порушують ніяких законів і норм.
Копія трудової книжки
Будь-який роботодавець і індивідуальний підприємець може зіткнутися з необхідністю запевнити трудову книжку своїх працівників. Але, щоб вона вийшла правильною, потрібно знати, як її зробити.
Насамперед варто пам'ятати, що підставою для видачі копії є заява власника трудової. Іноді воно може бути навіть усним, але краще, щоб працівник подав його в письмовому вигляді. Допускається і поводження з даним проханням вже звільнених співробітників. Але лише за умови, що вони пізніше ніде не працювали.
Відмовити у видачі копії не можна, оскільки кожен громадянин має законодавчо закріплене право на доступ до особистої інформації. При цьому вся процедура видачі не може займати більше трьох днів.
Варто підприємцям знати і про те, що закон допускає заміну копії звичайної випискою з книжки, якщо такий варіант всім зручний. Зазвичай до нього вдаються, коли потрібно скопіювати невелику кількість інформації.
Крім того, важливо пам'ятати, що на останній сторінці копії потрібно зробити запис про те, що співробітник ще продовжує працювати в компанії і в даний час. Звичайно, якщо він дійсно працює. Сама ця запис не відрізняється за своєю суттю від інших записів до трудової. Все той же порядковий номер, дата і сама інформація про роботу. При цьому в оригіналі трудової такі позначки неприпустимі.
Засвідчення копії трудової
Після створення самої копії залишиться зробити найважливіше - правильно завірити трудову книжку. Для цього необхідно на кожній зробленої сторінці вказати, що копія вірна, і поставити підпис індивідуального підприємця або керівника кадрової служби та печатка організації.
Друк на копіях повинна стояти особливим чином. Вона зобов'язана закривати собою частину підпису і край скопійованої інформації. Це додасть отриманому документу юридичну силу. На останній сторінці поруч з підписом слід зробити її розшифровку. Хоча і на інших аркушах це не виявиться зайвим.
Припустимо і одноразове завірення всій копії трудової, але тільки в тому випадку, коли всі листи ретельно прошиті і пронумеровані.
Термін дії копії
Величезне значення для працівників має термін дії копії. Але законодавство не встановлює жорстких рамок і положень на цей рахунок. Зазвичай даний термін призначається організаціями, яким і знадобилася трудова співробітника. При цьому, якщо час дії копії закінчилося, роботодавцю не обов'язково все переробляти. Можна лише поставити в кінці нову дату, запевнивши її печаткою і підписом. Крім того, можна просто замінити останню сторінку, оскільки всі інші аркуші не напевно не будуть містити змін.
Відмінність копії від дубліката
Роблячи копію трудової книжки, кожен бізнесмен повинен розуміти, чим він займається. Особливо важливо знати, що копія і дублікат - абсолютно різні речі. Так, дублікат є повноцінним документом, який заміняє втрачену книжку. А копія всього лише запевняє інформацію, що стосується трудового стажу працівника. Вона, на відміну від дубліката, необхідна для надання різним організаціям даних про працівника і є в деякій мірі просто довідкою.