Супровідний лист є формою ділового етикету. Крім простого реєстру переданих документів воно містить рекомендації щодо поводження з ними. Крім того, за реєстраційними даними можна визначити терміни виконання та факт відправки. Зразок, як написати супровідний лист до документів - дивіться в статті.
Як писати супровідний лист до документів
Як правильно написати супровідний лист до документів? Почнемо з основних правил:
- на фірмовому бланку;
- із зазначенням дати і реєстраційного номера.
- Договір поставки, кількість аркушів.
- Товарна накладна, кількість аркушів.
- Замовлення-наряд, кількість аркушів.
- Фото встановленого банера, кількість аркушів.
Керівник, Сидорова Марія Іванівна.
ПІБ і контакти виконавця.
Приклад супровідного листа до документів
Подібні звернення співробітникам підприємства доводиться не тільки направляти контрагентам, а й отримувати від них. Діловод підприємств є сенс розробити Бланк входить супровідного листа до документів. Буде потрібно він в тому випадку, якщо контрагент надасть пакет без пояснень. Таке часто відбувається при співпраці з фізичними особами, а й для юридичних осіб даний випадок не виняток. Для оптимізації документообігу контрагент зможе заповнити запропоновану форму, в якій вкаже всю необхідну інформацію.
Зразок супровідного листа про передачу документів. Бланк, розроблений для заповнення контрагентом:
Чого вказувати не треба
Текст звернення витримується в діловому стилі. Незважаючи на те що послання не є самостійною формою, допускати фамільярності при складанні не варто. Супровідний лист до документів не повинно давати оцінку тому, що відбувається, бути емоційним і містити фрази, які так чи інакше можуть образити одержувача. Приклад фраз, які не можна використовувати, і варіанти їх заміни:
Приклад неприпустимою формулювання