У нас в компанії є наказ про те, що співробітник може за рахунок власних коштів придбати що або для організації, а зам компанія відшкодовує, чи є будь-які заборони з цього приводу? І якщо компанія це відшкодування робить ні відразу, а через місяць наприклад, хоча працівник не проти. Порушень в цьому немає?
У даній ситуації це можливо. Так як підзвітних грошей співробітникові не видавалося, то авансовий звіт оформляти не потрібно. Такі витрати Ви можете компенсувати працівникові на підставі його заяви і наказу керівника. До заяви потрібно додати документи, що свідчать про оплату.
У той же час, слід враховувати що регламентувати термін відшкодування коштів організація може внутрішніми документами, однак якщо наказ на відшкодування коштів і саме відшкодування будуть з інтервалом місяць без причин такого періоду, то це може привернути увагу податкових інспекторів і вони можуть порахувати, що Ви користувалися чужими грошима.
Таблиця Як компенсувати працівникові витрати на покупку матеріальних цінностей
Які документи потрібні
Витрати співробітника відшкодовуються на підставі розпорядження або наказу керівника
Заява від працівника на відшкодування витрат; документи про оплату (касові і товарні чеки, платіжні доручення); наказ або розпорядження керівника про компенсацію витрат; спільний наказ по фірмі, що регламентує порядок відшкодування подібних витрат (термін повернення грошей, максимальну суму покупки та ін.)
Ідеально підходить, якщо «первинка», що підтверджує покупку, оформлена на компанію. Фірма зможе без проблем врахувати компенсацію у витратах при ССО відразу після її виплати працівнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 і подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у працівника не з'являється податкова база з ПДФО
Якщо первинні документи продавців виписані на співробітника, то при відшкодуванні витрат у нього виникає податкова база з ПДФО (п. 2 ст. 226 і подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фірма в такому разі не зможе визнати витрати, оскільки вони будуть необгрунтовані (п. 2 ст. 346.16 та п. 1 ст. 252 НК РФ) *
Укладено договір купівлі-продажу
Письмовий договір купівлі-продажу або акт закупівлі
Підходить на випадок, якщо в підтверджують витрати документах записано найменування фірми, а ім'я співробітника. Організація зможе врахувати у витратах при ССО суми, витрачені на покупку
Працівник самостійно обчислює ПДФО і здає в ИФНС декларацію. Доходом співробітника буде вся сума за договором купівлі-продажу, однак її можна зменшити на суму підтверджених витрат *
Спосіб № 1 Співробітник отримує відшкодування витрат на підставі наказу керівника
Ніхто не забороняє фірмі відшкодовувати працівникові його витрати. Однак потрібно розуміти, що, розплачуючись за покупку особистими коштами, працівник діє від свого імені, а не від імені фірми (п. 1 ст. 183 ЦК України). І ви можете відшкодувати витрати співробітнику тільки в тому випадку, якщо їх схвалить керівник (п. 2 ст. 183 ЦК України). Якщо ж директор вважатиме недоцільним компенсувати витрати працівника, то виплачувати гроші немає підстав. *
Сайт використовує файли cookie. Вони дозволяють дізнаватися вас і отримувати інформацію про вашому призначеному для користувача досвід. Це потрібно, щоб покращувати сайт. Якщо згодні, продовжуйте користуватися сайтом. Якщо немає - встановіть спеціальні настройки в браузері або зверніться в техпідтримку.