Головний експерт форуму «Бухгалтерія Онлайн» Олександр Погребс узагальнив найпоширеніші питання на тему «касова дисципліна у підприємця» і відповів на них в цій статті. З неї, ви, зокрема, дізнаєтеся: чи повинен ІП звітувати за гроші, які він взяв у касі, складати авансовий звіт; як вести облік витрат підприємця, якщо немає авансового звіту; чи повинен ІП писати заяву, якщо він бере гроші в касі?
Як оформляється видача грошей в організації
Спочатку, як не дивно, звернемося до даної ситуації в рамках організації. Це нам допоможе розібратися з касовою дисципліною у підприємця.
Працівник організації може взяти гроші в касі під звіт. Для цього він повинен написати заяву: «Прошу видати мені таку-то суму для покупки того-то і того-то» або «... для оплати такого-то постачальнику». Звичайно, така подробиця не обмовляється Положенням Центробанку РФ від 12.10.11 № 373-П (далі - Положення № 373-П). Можна просто написати «Прошу видати мені під звіт таку-то суму». Але з досвіду знаю, що такі заяви податківці відразу вважатимуть «відпискою» і приводом уважніше придивитися до цих грошей.
Отже, працівник написав заяву, керівник пише на ньому резолюцію - вказівка бухгалтерії видати під звіт таку-то суму на такий-то термін.
Касир на підставі заяви з резолюцією керівника оформляє видатковий касовий ордер і видає необхідну суму. Якщо її немає в касі, знімає ці гроші в банку і видає.
Працівник купує те, на що брав гроші і становить авансовий звіт, де вказує, як витратив гроші. Ці витрати він підтверджує документами. Якщо гроші залишилися, він повертає їх в касу. Якщо грошей не вистачило, перевитрата йому виплачують з каси.
А як в цьому випадку йдуть справи у індивідуального підприємця? І так, і зовсім не так!
Гроші в касі бере ІП
Перш за все, розділимо ситуацію на дві частини.
У підприємця можуть бути працівники, яким потрібно видати гроші під звіт. У цьому випадку правила абсолютно такі ж, як і для організацій. Тільки в ролі керівника виступає сам ВП. Точно так же працівник пише заяву, підприємець ставить резолюцію, касир (або сам ІП) видає з каси гроші, оформляє видатковий касовий ордер. Потім цей працівник витрачає гроші і становить авансовий звіт.
Зовсім інша ситуація, якщо гроші з каси бере сам індивідуальний підприємець. Наприклад, на покупку товару або оплату послуг або оренди. Як бути в цьому випадку? Теж оформляти гроші під звіт?
Але тут виникає зустрічне запитання: а перед ким звітувати? Всі гроші, які «крутяться» у ВП у підприємницької діяльності, належать йому з моменту, коли вони потрапили в касу або на розрахунковий рахунок в банку і до моменту, коли вони покинуть цей рахунок або касу.
Виходить, якщо ІП бере гроші під звіт, то звітувати він повинен перед самим собою. Але це ж абсурд! Тому, я вважаю, що ІП не повинен писати заяву самому собі і брати гроші під звіт. Він просто бере гроші в касі на свої потреби: хоч на підприємницькі цілі, хоч на особисті потреби. При цьому обов'язково повинен бути оформлений видатковий касовий ордер. Але без заяви. Досить усної вказівки касиру, якщо він є.
Обгрунтуванням цього висновку є пункт 4.4 Положення № 373-П. Дана норма говорить: «Для видачі готівки на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи або індивідуального підприємця, працівникові під звіт (далі - підзвітна особа) видатковий касовий ордер оформляється згідно з письмовою заявою підзвітної особи».
Отже, ми бачимо:
- по-перше, що під звіт видаються гроші тільки працівнику;
- по-друге, письмова заява на це пише тільки підзвітну особу.
У цьому ж пункті 4.4 Положення № 373-П сказано: «Підзвітна особа зобов'язана в термін, що не перевищує трьох робочих днів після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт, або з дня виходу на роботу пред'явити головному бухгалтеру або бухгалтеру, а при їх відсутності - керівнику авансовий звіт з доданими підтверджуючими документами ».
Як ми бачимо, авансовий звіт теж має становити тільки підзвітну особу. Це і логічно. Індивідуальний підприємець не повинен давати звіт самому собі. По крайней мере, в письмовому вигляді він це робити не зобов'язаний.
Отже, ще раз повторимо. ІП має право взяти у себе в касі будь-яку суму на будь-які цілі. Для цього йому досить лише видаткового касового ордера. Ні заяви, ні подальшого авансового звіту не потрібно.
Відчуваю, що тут на мене обрушитися вал здивованих питань. Головний з яких: «А як же ІП буде враховувати свої витрати?» Як же без авансового звіту? Не виходить адже?
Як ІП оформити витрати
Давайте розбиратися, що виходить, а що ні.
Для початку представимо, що ІП нічого з каси не бере (в касі немає грошей), а треба заплатити за товар, за оренду і т д. У цьому випадку ІП дістає зі своєї кишені свої особисті готівкові гроші і розплачується за все, що потрібно. Це що, чи не будуть його законні витрати? Будуть. Або вони не будуть пов'язані з підприємницькою діяльністю? Будуть пов'язані, ще й як. Тому що не має значення, з яких грошей заплатив підприємець - з тих, що взяв у касі або зі своєї кишені. Підприємець має документи про оплату - касовий чек і накладну. Він кладе їх в папочку, на якій написано «витрати», і робить записи в Книзі обліку доходів і витрат:
Перший рядок - покупка товару - стільки рублів - такі-то документи
Другий рядок - оплата оренди - стільки рублів - такі-то документи
І ніяких авансових звітів.
Точно так же оформляються і ті гроші, які ІП бере в касі. Взяв, витратив, документи підшив в папочку, зробив запис у Книзі обліку доходів і витрат.
Власне кажучи, гроші, які він взяв у касі, цілком можуть бути «на особисті потреби». А вже потім він ці особисті може витратити або на шубу дружині або на покупку продуктів до сімейної вечері.
Отже, подивимося, що ж у нас виходить.
Операція «ІП взяв гроші в касі» - це самостійна касова операція. Вона не вимагає продовження. Головне, скласти РКО і зробити запис в касовій книзі, скільки він взяв.
Операція «ІП купив товар» - це інша операція, теж самостійна, але до касових операцій ніякого відношення не має. Купив, взяв виправдувальний документ, поклав в папочку, зафіксував витрати в Книзі обліку доходів і витрат.
Адже головне для індивідуального підприємця - правильно врахувати доходи і витрати. Для цього існує Книга обліку доходів і витрат.
А касова книга має зовсім іншу мету - врахувати грошові потоки, які проходять через підприємця в зв'язку з його підприємницькою діяльністю. Жодної іншої мети касова книга і весь касовий облік не мають. Отримав готівку в касу - отрази прихід. Взяв з каси - отрази витрата.
Який прихід повинен бути відображений в касі? Будь-який! І витрата будь-хто. Зняв виручку з касового апарату в своєму магазині - отрази прихід в касу, потім відніс цю виручку в банк - отрази витрата по касі. Взяв гроші з розрахункового рахунку за чеком - отрази прихід в касу, видав зарплату працівникам в своєму магазині - отрази витрата по касі. Не хочеш здавати виручку в банк (а, може, і рахунки не маєш), забираєш всю виручку на особисті потреби - отрази витрата по касі.
Ось тільки «витрата по касі» ні в якому разі не можна плутати з витратою по підприємницької діяльності. Наприклад, взяв з каси собі «на кишеню» 100 тисяч рублів, які можуть бути витрачені як на особисті потреби, так і на підприємницькі. Це витрата по касі, його треба відобразити в касовій книзі. А ось в Книзі обліку доходів і витрат відображати поки нічого - у підприємця в цій ситуації ще немає ніяких витрат.
Через день на ці гроші купив на 10 тисяч рублів канцелярських товарів або сервіс для ведення обліку у ВП. Це вже витрата по підприємницької діяльності - відображаємо 10 тисяч рублів в Книзі обліку доходів і витрат. Через тиждень ще на 20 тисяч рублів закупив товар для перепродажу. Це теж «підприємницький» витрата - відображаємо в Книзі обліку доходів і витрат. Потім на решту 70 тисяч рублів купив меблі у квартиру. Або шубу дружині на день народження. Це вже і не підприємницькі витрати, а просто особисті витрати. Їх ми нікуди не записуємо. Гроші належать ІП, як хоче, так він їх і витрачає. З точки зору держави тут теж не виникає ніяких проблем - аби ІП вчасно і в повному обсязі сплачував податки.
Винятки з правила
Отже, я стверджую, що ІП може взяти з каси гроші, скільки йому треба і на будь-які цілі, правильно оформивши цю касову операцію. І що витрати, які він потім з цих грошей робить, до касових операцій вже відношення не мають. Однак треба згадати кілька ситуацій, які можна віднести до «винятків».
По-перше, ІП не може зі своєї кишені заплатити зарплату працівникам. Це можна зробити тільки з каси. Якщо в касі грошей не вистачає, треба зняти в банку. Або ВП може внести свої особисті гроші в касу. І те, і інше оформляється прибутковим ордером. І лише потім за відомістю касир або сам підприємець повинен видати зарплату працівникові.
Другий виняток - видача грошей працівникові під звіт. Це теж потрібно робити тільки з каси. Звичайно, в житті це цілком може виглядати, як ІП дістав гроші зі свого гаманця і веліти «купи то-то і те-то». Але за документами це повинно бути оформлено через касу - спочатку прихід від підприємця, потім видатковий касовий ордер на видачу грошей під звіт і, звичайно, відповідну заяву з резолюцією ВП.
Реєстр витрат підприємця
Давайте ускладнити завдання. Це все зрозуміло і красиво, якщо записів в Книзі обліку доходів і витрат не так багато. А як бути, якщо товарообіг великий, і постійно доводиться щось купувати і купувати? У різний час, в різних місцях і на кожен товар треба писати рядок в Книзі обліку доходів і витрат.
Якщо витрат багато, можна попередньо ці витрати врахувати окремо в окремій таблиці, яку я називаю реєстром. Можна назвати накопичувальною відомістю або якось по-іншому.
Назвемо її реєстром витрат підприємця за такий-то період. Це звичайна таблиця, можна її зробити в Ексель.
Зібрали, наприклад, за день, або за тиждень, або за місяць, і підсумкову цифру перенесли в Книгу обліку доходів і витрат. Зрештою, зворотна сторона авансового звіту є те ж саме.
Головне, щоб не було слів «авансовий звіт». В крайньому випадку, ці слова можна закреслити і написати «реєстр витрат». Але це, скоріше, від безвиході, коли програма не дає зробити ніякий інший документ, крім «авансового звіту». Але про це я ще скажу.
Повернемося до касових операцій підприємця. Здавалося б, все просто і логічно і не було чого затівати такий докладну розмову. Але в тому то й справа, що на практиці зустрічаються й інші складності. Виною тому - усталені звички бухгалтерів і найпопулярніша в Росії бухгалтерська програма 1С.
ІП та каса: бухгалтерський облік
На жаль, для багатьох бухгалтерів Росії весь бухгалтерський облік зводиться до типових проводках з 1С. Ніби як більше нічого не треба!
Поясню докладніше. У бухгалтери до ІП йдуть фахівці, багато років працювали з бухобліком організацій. Або початківці бухгалтери, які навчаються у своїх більш досвідчених колег. А досвід напрацьований в організаціях. І цей досвід бухгалтери застосовують до обліку для ВП.
Що ж найбільш характерно для бухгалтерського обліку організацій? Перш за все, метод подвійного запису. Це коли у кожного Дебету повинен бути свій Кредит. І ще - обов'язкове застосування Плану рахунків. А адже План рахунків затверджений тільки для організацій і застосовується лише для організацій.
На облік ІП ці правила не поширюються. Він може вести облік методом амбарний книги. Тільки ця книга називається Книгою обліку доходів і витрат. І цим все сказано. Через підрядник туди записуються всі доходи і всі витрати. Потім підводиться підсумок і виходить прибуток або збиток.
Звичайно, ніхто не забороняє вести облік у індивідуального підприємця, застосовуючи метод подвійного запису і план рахунків. Тим більше, що і програма під рукою, залишається тільки вводити дані. Так і роблять. І потрапляють в капкан. Особливо, якщо застосовують 1С.
Проблема в тому, що 1С не передбачає можливості для організацій віднести готівкову оплату до витрат, якщо вони попередньо не пройшли через авансовий звіт. Ось бухгалтери і видають підприємцю гроші спочатку під звіт, а потім складають на нього авансовий звіт.
Або ще цікавіша ситуація. Витрати підприємця зі своєї кишені оформляють через авансовий звіт. І зростає заборгованість ІП Петрова перед тим же ІП Петровим. Абсурд, звичайно, але бухгалтер на повному серйозі, мало не в сльозах запитує на нашому форумі: а що мені робити з цим 71-м рахунком?
Перша думка - видати йому «перевитрата» за авансовим звітом. Але в касі грошей немає. Та й в принципі каси немає - всі доходи приходять на розрахунковий рахунок. Потім, скільки потрібно перераховується на особисту картку ІП, з якої він знімає гроші на особисті потреби. І заодно витрачає на підприємницькі цілі.
Зауважу, що робить це не вся країна. Все питання в розумному виборі програми. Є такі програми, які копіюють сліпо облік в організації, а підходять до обліку для ВП з позицій здорового глузду. Можу для прикладу привести «Бухгалтерію.Контур». Там, на мій погляд, реалізований цілком пристойний облік для підприємця.
Але це я відволікся від основного питання. Припустимо, бухгалтер у ІП хоче вести облік з планом рахунків. Так йому звичніше і зрозуміліше. Нічого не маю проти. Тільки раджу творчо підійти до робочого плану рахунків.
Якщо програма дозволяє, не потрібно вести облік розрахунків з індивідуальним підприємцем на рахунку 71 або 75 або використовувати ще більш екзотичні варіанти - 80, 84, 91 і 99-й ...
Є в стандартному плані рахунків багато «порожніх» незадіяних рахунків. Наприклад, 72, 74 або 78 - це якщо брати «розрахунки», близькі до розрахунків з підзвітними особами або з персоналом. Або 85, 87, 88 і 89 - це якщо брати з розділу «капітал». А в розділі «фінансові результати» є вільні 92, 93 і 95. Особисто мені найбільше подобається 72-й. Але це виключно особиста прихильність - можна вибрати будь-який рахунок їх порожніх.
Чому я не рекомендую застосовувати рахунки, що мають цільове позначення і потребують певного оформлення документів?
Побачить, наприклад, необізнана людина, що у ІП є залишки на рахунку 80 і здивується: звідки у ІП статутний капітал? Може адже недобре подумати про бухгалтера. А якщо побачить 75-й? Перша думка - вони, що вважають ІП засновником самого себе? Може, ще й дивіденди нараховують? Он, і залишок кредитовий. Смішно.
А ось з рахунком 71 може вийти і не смішно. Прийде в'їдливий інспектор, побачить 71-й рахунок, подавайте сюди авансові звіти, де заяву на підзвіт? І будете йому довго пояснювати все те, про що я говорив на початку.
Ось так одне припущення - взяли стандартний рахунок, спричинить за собою необхідність оформляти купу паперів - і авансові звіти та заяву на видачу грошей.
І при цьому все одно залишається питання: а куди відносити те, що ІП взяв на особисті потреби? Тут і народжуються варіанти на кшталт «це його зарплата». Але тут же з'являються інші питання: «Чи треба по виплатах ІП на особисті потреби нараховувати ПДФО? А страхові внески? ». У підсумку логічно приходимо до питання: «А чи можна віднести ці виплати на витрати. Адже вони ж у мене на 70-му, як зарплата? »
До речі, ще один аргумент проти 71-го рахунку. У підприємця можуть бути працівники, які в свою чергу можуть брати гроші під звіт. Для них 71-й рахунок - краще не придумаєш. А в цьому випадку, коли там же і витрати підприємця, можна заплутатися.
приклади проводок
Сподіваюся, я вас переконав використовувати порожні рахунки. Припустимо рахунок 72. Як його використовувати?
Ось найпоширеніші операції:
- ІП взяв в касі готівку (на будь-які потреби): Дт 72 - Кт 50
- ІП купив товар: Дт 41 - Кт 72
- ІП заплатив постачальнику аванс: Дт 60 - Кт 72
- ІП заплатив за оренду: Дт 44 - Кт 72
- ІП вніс гроші в касу: Дт 50 - Кт 72
Так, ще мало не забув:
- ІП заплатив податок через Ощадбанк: Дт 68 - Кт 72
Причому, цей рахунок можна задіяти не тільки з касою, а й з банком. наприклад:
- ІП перевів гроші з особистої картки на розрахунковий (підприємницький) рахунок в банку: Дт 51 - Кт 72
- перекинули гроші з розрахункового рахунку на особисту банківську картку: Дт 72 - Кт 51.
І в такому дусі при необхідності в інших операціях.