Як правильно заповнити уніфіковану форму № Т-3?
Отже, приступимо безпосередньо до складання штатного розкладу. Найпоширенішим способом його оформлення є заповнення уніфікованої форми № Т-3. При цьому слід керуватися вказівками щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації, затвердженими Постановою № 1.
Оформляємо «шапку». Перш за все в поле «Найменування організації» необхідно вказати найменування організації відповідно до свідоцтва про реєстрацію. Якщо в свідоцтві міститься і повне, і коротке найменування, то в штатному розкладі можна вказати будь-яке з них.
Потім вказуються код за ЄДРПОУ (ЄДРПОУ підприємств і організацій), номер документа і дата його складання. Для зручності реєстрації номер штатного розкладу може містити буквений індекс (наприклад, ШР).
Типова форма № П-З включає наступне формулювання: «Штатний розклад на період ______ з« ___ »______ 20__ р». Здавалося б, позначення періоду дії документа передбачає зазначення дати не тільки початку, але і закінчення даного періоду. Чи потрібно вказувати закінчення дії штатного розкладу або досить позначити, що штатний розпис вступає в законну силу з певної дати? Очевидно, що уніфікована форма передбачає саме другий варіант. Пояснюється це тим, що в процесі здійснення діяльності в організації може виникнути потреба у зміні штатного розкладу, тому точно спрогнозувати термін закінчення його дії досить важко.
Змістовна частина. Для зручності заповнення графи змістовної частини штатного розкладу пронумеровані. Всього їх 10. Розберемо заповнення уніфікованої форми № Т-3, приділивши увагу кожній графі.
У графі 2 ( «код») проставляються коди структурних підрозділів, присвоєні їм роботодавцем. Як правило, коди позначаються цифрами, кількість яких варіюється в залежності від складності структури організації. Це дозволяє визначити місце кожного відділу (підрозділу, групи та ін.) В загальній організаційній структурі. Наприклад, фінансовому департаменту присвоєно код 02. Відповідно, що входять до складу департаменту фінансово-плановий відділ і бухгалтерія матимуть коди 02.01 і 02.02.
У тому випадку, якщо в організації використовується централізована система документообігу, код структурного підрозділу можна не вказувати.
Звичайно, ці довідники застарівають і багато посад, що з'явилися в останні роки, в них відсутні (наприклад, посаду офіс-менеджера). Тому відмінності в найменуваннях посад, професій, спеціальностей в кваліфікаційних довідниках і в кадрових документах організації допустимі. Однак якщо з виконанням робіт по певним посадам, професіями, спеціальностями пов'язано надання компенсацій і пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій або спеціальностей і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, вказаним в кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку, що встановлюється урядом РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції № 69). Інакше права на пільги працівник не матиме.
Згідно ст. 57 ТК РФ посаду прийнятого на роботу співробітника повинна відповідати тій, що вказана в штатному розкладі. Мають місце випадки, коли найменування посади, що використовується в трудовому договорі, не відповідає штатним розкладом або така посада взагалі не передбачена штатним розписом. У цьому випадку протиріччя, що існує між трудовим договором і штатним розкладом, повинно вирішуватися на користь трудового договору (ст. 8 ТК РФ). Працівник буде виконувати трудову функцію, передбачену трудовим договором (тобто працювати за встановленою в договорі посади, спеціальності або професії), а кадровику доведеться вносити відповідні зміни до штатного розпису. Як це зробити, ми розглянемо трохи пізніше. А поки продовжимо заповнення форми.
З огляду на, що приймати нових працівників можна лише на вільні позиції, в штатному розкладі можна вказати не тільки існуючі штатні одиниці, а й вакантні. Іншими словами, якщо в організації працюють 10 чоловік і при цьому в штатному розкладі теж вказано 10 штатних одиниць, то при розширенні штату доведеться вносити зміни до штатного розпису. А можна відразу закласти більше число штатних одиниць (наприклад, 12). Таким чином, в штатному розкладі можна тримати кадровий запас на перспективу.
Одне з питань, що викликають складності на практиці, пов'язаний з оформленням сумісників. Наприклад, на одній посаді можуть працювати кілька людей за сумісництвом або з неповним робочим днем. В цьому випадку в штатному розкладі вказується сумарна кількість штатних одиниць по відповідній посаді.
Припустимо, на посаді експедитора двоє людей працюють на повній ставці, а один - на півставки. В цьому випадку в графі 4 слід вказати 2,5 штатні одиниці.
У графі 5 ( «Тарифна ставка (оклад) та ін.») В залежності від системи оплати праці, прийнятої в організації, вказується місячна заробітна плата по тарифної ставки (окладу), тарифну сітку, відсотку від виручки, частці або відсотку від прибутку, коефіцієнту трудової участі (КТУ), коефіцієнту розподілу і ін. При цьому заробітна плата визначається в рублевому еквіваленті.
У штатному розкладі передбачена одна штатна одиниця посади «секретар» з окладом 15 000 руб. Однак з урахуванням інтересів компанії секретар був прийнятий на роботу на умовах зовнішнього сумісництва на 0,5 ставки. Відповідно до ст. 285 ТК РФ оплата праці сумісників провадиться пропорційно відпрацьованому часу, в залежності від виробітку або на інших умовах, визначених трудовим договором. У зв'язку з цим в трудовому договорі має бути вказана сума, пропорційна відпрацьованому сумісником часу (в даному випадку - 7 500 руб.).
Як видно з наведеного прикладу, штатний розклад визначає оклад за відповідною посадою, але не винагороду конкретному працівникові.
У графах 6-8 ( «Надбавки») вказуються стимулюючі і компенсаційні виплати працівникам (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством РФ (наприклад, північні надбавки, надбавки за науковий ступінь і ін.) Або введені за рішенням організації (наприклад, пов'язані з режимом або умовами праці).
Надбавки є стимулюючі виплати понад встановлений посадового окладу, що встановлюються, як правило, з метою підвищення ефективності праці. Надбавки можуть передбачатися за вислугу років, професійну майстерність, високу кваліфікацію, виробничі показники та ін. Що важливо, за допомогою надбавок роботодавець може підвищити оплату праці працівників, які займають однакові посади. Надбавки можуть встановлюватися у вигляді:
- фіксованої суми (при зміні окладу розмір надбавки може бути залишений в колишньому розмірі або також змінений);
- у вигляді процентної надбавки (в цьому випадку розмір надбавки змінюється разом з окладом).
Зверніть увагу: якщо системою оплати праці передбачена можливість встановлення індивідуальних надбавок по кожній посаді, то в графі 3 кожну посаду потрібно виділити в окремий рядок, а в графі 4 навпроти кожної посади проставити одиницю.
На думку інших фахівців, кожної посади відповідає один розмір окладу. У тому випадку, якщо необхідно встановити різну заробітну плату працівникам, котрий обіймав однакові посади, розмір заробітної плати доцільно регулювати за допомогою різних надбавок (наприклад, за інтенсивність роботи).
В організації на посаді бухгалтера працюють два фахівці. При цьому штатним розкладом бухгалтеру передбачений оклад 10 000 руб. а також надбавки за ненормований робочий день у розмірі 10% від окладу (1 000 руб.) і за інтенсивність роботи - 20% (2 000 руб.). З урахуванням кваліфікації та досвіду роботи одному зі співробітників, що займають дану посаду, були встановлені всі надбавки і, відповідно, його заробітна плата склала 13 000 руб. (10 000 руб. +1 000 руб. + 2 000 крб.). Другому бухгалтеру була встановлена тільки одна надбавка за ненормований робочий день, після чого його заробітна плата склала 11 000 руб. (10 000 руб. +1 000 руб.).
У графі 9 зазначається загальна сума, утворена шляхом складання граф 5-8, тобто сума окладів за всіма штатним одиницям конкретної посади з урахуванням встановлених надбавок. Якщо графи 5-9 неможливо заповнити в рублевому еквіваленті (наприклад, у зв'язку з застосуванням бестарифной, змішаної та інших систем оплати праці), зазначені графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (у відсотках, коефіцієнтах і т.д.). При цьому підрахунок загальної суми (підсумку) за графами 5-9 можливий, якщо тарифні ставки і надбавки встановлені в однакових одиницях за однаковий період часу.
Графа 10, як випливає з її назви, призначена для різних приміток. При їх відсутності вона залишається незаповненою.
Після внесення даних до всіх граф слід заповнити рядок «Разом», розташовану внизу таблиці. Для цього підраховуються кількість штатних одиниць, суми окладів, надбавок і сума місячного фонду заробітної плати по вертикальних стовпчиках.
Оформлене штатний розклад підписують керівник кадрової служби або особа, на яку покладено обов'язок з ведення кадрового діловодства, а також головний бухгалтер організації.
В уніфікованій формі штатного розкладу проставлення печатки не передбачається. У зв'язку з цим печатку ставити можна, але не обов'язково.
Зразок заповнення штатного розкладу представлений в Прімері 5.
Як вносити зміни до штатного розпису?
Рано чи пізно будь-який кадровик стикається зі зміною відомостей, що містяться в штатному розкладі. Наприклад, виникає необхідність у введенні нової штатної одиниці або цілого підрозділу або скорочення вже наявного, в зміні окладів, тарифних ставок, перейменування підрозділу або посади і т.д.
Внести зміни в затверджене штатний розклад можна двома способами:
Варіант 1. Змінити саме штатний розклад, тобто затвердити новий штатний розклад з новим (таким по порядку) реєстраційним номером.
Варіант 2. Внести зміни до чинного штатного розпису.
Будь-яких нормативів про те, з якою періодичністю необхідно оновлювати штатний розклад, не існує. Отже, робити це можна в міру необхідності.
Не забувайте, що зміни і доповнення, внесені в установленому порядку до штатного розпису організації, доводяться до відома працівників, після чого в їх трудові книжки на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни і доповнення. Про це сказано в п. 3.1 Інструкції № 69.
Зверніть увагу, що постійне або тимчасове зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено в трудовому договорі) - не що інше, як переклад на іншу роботу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Як зміни трудової функції працівника розцінюється і зміна назви посади, певне сторонами і закріплене в трудовому договорі, незалежно від причин такої зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною штатного розкладу).
Коли вносити зміни при скороченні штату?
Скорочення чисельності або штату працівників є однією з підстав для внесення змін до штатного розпису. Скорочення чисельності організації передбачає виключення з штатного розкладу окремих штатних одиниць, тоді як скорочення штату - окремих посад. Скорочуються по тому чи іншому підставі працівники підлягають звільненню за п. 2 ст. 81 ТК РФ.
З огляду на, що відповідно до статті 180 ТК РФ про майбутнє звільнення за скороченням чисельності або штату працівники повинні бути попереджені не менше ніж за два місяці до звільнення, новий штатний розклад може бути введено в дію не раніше ніж через два місяці після його складання. Наявність штатного розкладу може підтвердити, що звільнення працівників було виправдано (тобто у роботодавця буде можливість наочно продемонструвати відсутність робочих місць).
При усуненні обставин, які спричинили зміну штатного розкладу в бік зменшення штатних одиниць, роботодавець може відновити скорочені позиції шляхом внесення змін до штатного розпису або який затвердив нове.
Чи можна змінити уніфіковану форму?