Складові частини документа
Реквізити в документах.
Загальні правила оформлення управлінських документів
У діловодстві існують єдині правила і вимоги до оформлення документів управління.
Ці правила встановлені державними нормативними актами РФ ГОСТи 6.38-03, 6.30-03:
Вимоги встановлені єдині, визначаються вони ГОСТами, нормативами, вимагають застосування ПЕОМ та іншої техніки. Це забезпечує:
- юридичну силу документів,
- оперативне та якісне їх оформлення,
- швидкий пошук документів (для чого документи кодуються),
- активне використання ЕОМ при формуванні документів.
Документ містить певну інформацію, яку називають реквізитами (наприклад, заголовок, текст, підписи, і ін.).
Всі реквізити в документі розташовуються на бланку і оформляються відповідно до чинного ГОСТу. ГОСТом також встановлено перелік обов'язкових реквізитів для кожного виду документа. При розробці власних бланків фірма повинна керуватися цим документом.
На ріс.' представлена схема розташування реквізитів на бланку відповідно до вимог ГОСТу.
На всякому документі необхідним і важливим є наявність рекізітов: дата, підпис, печатка, гриф затвердження.
Будь-який документ ділиться на 3 основні складові частини:
Чинним ГОСТом визначено набір реквізіти в кожній частині документа. Це відображено на «Схемі розташування реквізитів» (ріс.').
Емблема організації. Умовне, графічне (символічне) зображення. Воно зареєстровано в Реєстраційній палаті (РП). Може бути: знак, малюнок, буквено-графічний знак.
Розташування емблеми на бланку: на кутовому-зліва вгорі, Центрованим - по центру вгорі.
Найменування організаціі.В суворій відповідності з реєстрацією в РП. Допустимі скорочення: 000, А0, ПП, 0А0. Розташовують нижче емблеми.
Державний герб - допускається на бланках тих підприємств, яким це дозволено місцевими державними органами управління. Розташування: над найменуванням підприємства, замість емблеми.
Дата. Обов'язковий реквізит: забезпечує юридичну силу документа. Дати бувають:
§ дата підписання (наказ, розпорядження, довідка),
§ дата затвердження (план, графік, звіт),
§ дата події (протокол, акт і ін.).
Розташовуються в головній частині: там, де вказані: резолюція, візи, гриф затвердження). Застосовують дві дві форми написання дати:
1) цифровий спосіб ГГ-ХХ-ГГ, наприклад: 2-22-99,
У листуванні з іноземними фірмами застосовують буквено-цифрову форму.
Індекс і реєстраційний номер документа. Це є умовне позначення документа і порядковий реєстраційний номер у журналі обліку документів. Порядковий номер ведеться з початку року, за зростанням (протоколи, накази, розпорядження, договору та ін.), По кожній групі документів окремо: вхідні, вихідні, внутрішні.
При оформленні трудових контрактів з іншими організаціями вказують подвійний номер реєстрації: х. / У, де:
х - реєстраційний номер в своїй організації,
у - реєстраційний номер у контрагента.
Індекс документа - це складовою реквізит. Наприклад: 57/01 - 04. де
57 - реєстраційний номер за журналом (вхідні, вихідні),
01 - шифр структурного підрозділу, якого стосується документ,
04 - номер справи в цьому підрозділі, куди вкладено документ.
У відповідь на лист №1304 / 01-03 від 18.09.99.
Гриф обмеження доступу до документа (гриф секретності).
Вказується на тих документах, які представляють секретну, конфіденційну інформацію. Застосовують одну їх наступних форм написання грифа: КОНФІДЕНЦІЙНО
КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ (КТ)
ТАЄМНО або АБСОЛЮТНО - ТАЄМНО.
У комерційних структурах застосовують одну з двох перших форм, в державних структурах - третю форму позначення секретності.
Нижче грифа секретності вказують номер примірника документа. наприклад:
КТ або КОНФІДЕНЦІЙНО
Максимальний набір реквізиту (складові елементи реквізиту) складається з наступних частин:
а) найменування фірми в називному відмінку,
б) найменування структури підрозділу в називному відмінку,
Гриф затвердження. (Затверджуються плани, звіти, інструкції, правила) .Документи
стверджує керівник підприємства. Реквізит составной.Его елементи:
a) слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок),
b) найменування посади особи, яка затвердила документ,
c) його підпис + розшифровка (ПІБ).
Якщо документ затверджується наказом, рішенням, протоколом, тоді гриф затвердження повинен складатися з слова Стверджую, потім назви документа (називний відмінок) дата + номер.
Наказ директора АТ
40 знаків від кордону ліворуч, правий верхній кут.
a) на вхідних і внутрішніх документах, які розглядаються керівником
b) лівому верхньому куті.
2. На листах, факсах -
b) на першому аркуші документа.
1) вказівки по виконанню документа
2) відносини керівника до тих питань, які освячені в документі.
Реквізит повинен включати:
I. ПІБ виконавця (кому доручено)
III. термін виконання
IV. особистий підпис керівника
V. дату підписання резолюції.
Якщо вказано виконавців декілька, то 1-й відповідальний, інші - співвиконавці.
Іноді резолюцію поміщають не на самому документі, а на окремому, прикріпленому до документа, "аркуші", який називається "лист-доручення".
Але це небажано: можлива його втрата.
Приклади: 1) Васильєвої О.В.
відправити факс до 11.12.99
до виконання до 12.12.99
Заголовок. Це короткий виклад основного змісту тексту, складається документа.
a) граматично узгоджуватися з назвою виду документа.
b) відповідати на питання "ПРО ЩО?" або "ЧОГО?".
1) наказ про прийом на роботу (про що?)
2) протокол засідання профкому (чого?)
3) журнал реєстрації документів (чого?).
Тема розташовується після реквізитів "дата" і "індекс документа" від кордону лівого поля.
I. Розмір заголовка: чи не> 2-х рядків
II. на друкарських бланках для реквізиту проставлені обмежувальні знаки.
Необхідність реквізиту: позбавляє від читання документа при його реєстрації.
Допускається не вказувати заголовок на бланках ф.А5.
Відмітка про контроль.
Буква До на лівому полі документа, на рівні заголовка наноситься від руки червоним фломастером або спеціальним штампом. Вказується на тих документах, які контролюються самим керівником або за його дорученням.
Відмітка про наявність додатків.
Вказується після тексту перед підписом від кордону лівого поля (тільки на тих документах, які мають додатки).
1) якщо повне найменування додатка до документа згадується в тексті, то відмітка про наявність додатка роблять у скороченій формі: так: додаток: на 3 л. в 2 примірника.
2) якщо в тексті не вказано про наявність додатка, то цю позначку треба зробити, давши повне найменування всіх документів, що входять в додаток, вказавши кількість примірників і кількість аркушів: так: додаток: 1. проект наказу на 2л. в 3 примірника; 2. список постачальників на 1 л. в 3 примірника.
3) якщо додатком є документ, який теж містить свої додатки, то позначка про наявність додатка містить назву виду документа, згадка про його додатку і загальна кількість аркушів: так:
додаток: Договір оренди від 21.05.98 № 7 і додаток до нього, всього на 15л.
4) якщо додаток дається в 1 примірнику, то кількість примірників можна не вказувати.
5) якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується. Роблять так: додаток: каталог "Weil" в 1 примірнику.
a) назва структурного підрозділу
e) на додатку в правому верхньому кутку робиться відмітка, яка вказує на його зв'язок з основним документом:
так: Додаток №1
до наказу директора АТ "ЕРА"
Підпис - обов'язкова на будь-якому документі, на службовому і на особистому.
a) найменування посади особи, яка підписала документ
b) особистий підпис
c) ініціали та прізвище (ПІБ)
2) якщо документ оформлений не на фірмовому бланку, то посаду вказується повністю: Директор АТЗТ "ПРИМА" підпис А.В.Смірнов.
3) якщо бланк фірмовий, то посаду вказується скорочено: Директор підпис А.В.Смірнов.
4) якщо документ підписується декількома посадовими особами, то складові частини реквізиту "підпис" мають у своєму розпорядженні послідовно один під одним, відповідно до займаної посади. Так: Директор підпис ПІБ
головний бухгалтер підпис ПІБ.
5) якщо документ підписується декількома, рівними за посадою, особами, то їх підписи розташовують на одному рівні, так:
Директор АТ "ДПК" Директор АТ "ДЕК"
підпис А.Ф. Лан підпис С.Ф. лор
6) якщо відсутній керівник, який повинен підписати документ, то документ може підписати його ЗАМ або особа, яка виконує його обов'язки. При цьому слід вказати фактичну посаду і ПІБ особи, яка підписала документ. Від руки або на машинці друкованої роблять виправлення:
7) в документах, підготовлених комісією, вказується не посади, а розподіл обов'язків у складі комісії (ГОЛОВА, ЧЛЕНИ КОМІСІЇ).
8) документи колегіального органу (ради засновників, загальні збори членів АТ) підписуються так:
a) голова цього органу
b) секретар цього органу.
a) після реквізитів "текст", "додаток"
b) посаду вказується від кордону лівого поля
c) розшифровка ПІБ - 48кол. від кордону лівого поля.
Візи - внутрішнє погодження документа:
Мета цього: для перевірки доцільності або своєчасності складання даного документа фахівцями підприємства.
Реквізит складається з:
a) посаду візує
b) особистий підпис
d) дата візування
a) нижче реквізиту
1) якщо у візує є зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші.
2) на вихідних документах віза ставиться на 2-му примірнику, який залишається у фірмі.
3) на внутрішніх документах фірми (накази, розпорядження) візу можна проставляти на першому примірнику.
Друк - ставиться на документах.
a) у достоверяющіх права фірми або посадових осіб, які фіксують витрата грошових і матеріальних засобів
b) передбачених державними правовими актами.
Печаткою завіряється підпис відповідальної особи.
a) відбиток печатки повинен захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ і частина його особистого підпису
b) відбиток печатки повинен бути чітким, добре читаним.