Чи є інформація про те, що співробітник працює в організації, його персональними даними?
Чи можна надати характеристику на колишнього працівника за запитом кадрового агентства?
- Можна, якщо працівник дав агентству письмову згоду на такий запит.
Хто підписує характеристику?
Кадровикам часто доводиться складати офіційний документ з відкликанням про діяльність певного співробітника - службову характеристику. Залежно від мети, з якою вона складена, її можна використовувати як усередині організації, так і за її межами (таблиця на стор. 56). При цьому немає будь-якої встановленої форми такого документа, з-за чого він часто виходить чисто формальним або, навпаки, надто суб'єктивним. Які різновиди характеристик існують? У якому порядку їх складати? Як при цьому не порушити Закон про захист персональних даних?
На практиці все тексти службових характеристик, незалежно від мети, з якою вони складаються, містять кілька інформаційних блоків (таблиця на стор. 56). Середній розмір характеристики зазвичай не перевищує одного листа формату А4. Документ завіряється підписом керівника або уповноваженої ним працівника (із зазначенням прізвища та ініціалів) та печаткою організації. Обов'язково вказується дата видачі характеристики. Вона роздруковується у двох примірниках: один видається працівникові, а другий залишається у роботодавця.
Як скласти характеристику?
Як правило, характеристику на працівника становить його безпосередній керівник. Кадровик зобов'язаний перевірити правильність зазначених у ній даних, в тому числі законність і об'єктивність оціночних відомостей.
Складаючи зовнішню характеристику на співробітника, поцікавтеся у нього самого, на яких моментах потрібно зробити акцент
На практиці про те, які моменти слід виділити особливо (крім загальних реквізитів), співробітник кадрової служби радиться з безпосереднім керівником співробітника, з самим працівником або його адвокатом (якщо відгук направляється до правоохоронних органів або суду).
2. Будьте об'єктивними. Дані про освіту, трудову діяльність, нагородження, стягнення працівників містяться в їх особових картках або особистих справах (якщо вони ведуться), в матеріалах за результатами оціночних заходів (наприклад атестації). Від того, наскільки дані, зазначені в характеристиці, відповідають дійсності, може залежати можливість пом'якшення покарання, виправдання (для обвинувачених громадян) і навіть доля людини. Так, наприклад, позитивна службова характеристика може схилити чашу терезів на користь усиновителя. виступаючи в якості додаткового аргументу. Незважаючи на те що за законом вона і не є обов'язковим документом, необхідним для усиновлення дитини.
Дані про ділові якості співробітника, його потенціал, рекомендації по використанню його здібностей і ін.
- Визначити, чи можна перевести працівника на вакантну посаду; - застосувати заходи заохочення або дисциплінарного стягнення; - направити в відповідальну службову відрядження та ін.; - зрозуміти, чи відповідає працівник займаній посаді або виконуваній роботі (в ході атестації)
Працівник, стороння організація, державний орган
Дані про ділові якості співробітника. Склад інформації залежить від місця вимоги
- Вступити до навчального закладу; - отримати кредит; - домогтися дозволу на усиновлення дитини; - влаштуватися на роботу; - довести позитивні або негативні якості обвинуваченого (в суді)
Мета і найменування організації, для якої видана характеристика, або формулювання: «Видана для подання за місцем вимоги» (для зовнішньої характеристики)
3. Дотримуйтеся нейтрального стилю викладу. Характеристика - офіційний документ, тому він не повинен бути емоційним і експресивним. Викладайте факти від третьої особи в теперішньому або минулому часі: закінчив, працював, має, виконує. Інформацію подавайте стримано, стисло і чітко: «Досяг (чого?)», «Чи реалізував (що?)», «Оптимізувати (що?)». Оскільки відгук буде сприйматися іншими людьми, важливо писати зрозумілою мовою, без помилок, уникаючи іншомовних запозичень, скорочень (крім загальноприйнятих) і вузькоспеціальних термінів. Це правило особливо актуально для зовнішніх характеристик.
Що забороняє закон?
При складанні характеристики пам'ятайте, що роботодавець не має права отримувати та обробляти персональні дані працівника, які не належать до його трудової діяльності. Наприклад, про його політичних, релігійних переконаннях, житлові умови, участі в профспілковій діяльності або членство в громадській організації (п. 4 і п. 5 ч. Першої ст. 86 ТК РФ). Ось витяги з характеристик, які порушують вимоги закону про персональні дані: «Не раз притягувався до адміністративної відповідальності за розпивання спиртних напоїв у громадському місці ...» або «Є активістом громадської організації з охорони природи ...».
Потрібно перераховувати тільки ті якості працівника, що відносяться до його професійної діяльності і діловим навичкам, які можуть бути підтверджені. Наприклад, оцінювати співробітника як відповідального і виконавчого неправильно, якщо у нього є дисциплінарні стягнення за запізнення або невиконання виробничих завдань.
Оскільки персональні дані відносяться до конфіденційної інформації, на роботодавця покладається обов'язок забезпечити їх захист від неправомірного використання. За загальним правилом передача персональних даних працівника іншим організаціям можлива тільки за його письмовою згодою (ч. 4 ст. 9 Закону про персональні дані). Виняток становлять два випадки: коли це необхідно з метою попередження загрози життю і здоров'ю працівника і коли це встановлено федеральними законами (ст. 88 ТК РФ).
Якщо здобувач на вакансію представить характеристику з попереднього місця роботи за запитом нового роботодавця, той зобов'язаний взяти з нього письмову згоду на обробку його персональних даних. У цьому документі має бути зазначено: для яких цілей кандидат на посаду передає свої дані потенційному роботодавцю, на який строк і які дії він дозволяє з ними здійснювати. Наприклад, чи дозволяє передати відомості з характеристики іншим юридичним особам, зберігати її копію до закриття вакансії або певну кількість років і т. Д.
Відзначають експерти, які взяли участь в підготовці матеріалу:
Говоит: Тетяна Бастрикіна - начальник відділу кадрів ТОВ «Челябінський завод автосервісного обладнання» (м Челябінськ)
Характеристика може знадобитися працівникові як в організації, так і за її межами. Внутрішня потрібна, наприклад, при вирішенні питань про переведення працівника, про застосування заходів заохочення або в ході атестації. Зовнішня за запитом сторонніх організацій і державних органів, наприклад при отриманні кредиту або усиновлення.
Каже: Євген Титов - начальник служби якості ВАТ «Канашський завод різців» (м Канаш, Чуваська Республіка)
Характеристику на працівника, як правило, становить його безпосередній керівник. Кадровик повинен перевірити законність і об'єктивність оціночних відомостей, а також чи правильно вказані дані співробітника. Працівник має право доповнити характеристику заявою, що виражає його власну точку зору.
Каже: Валентина Митрофанова - кандидат економічних наук, генеральний директор Інституту професійного кадровика (Москва)
Роботодавець, який видає характеристику безпосередньо працівнику на його прохання, чи не порушує законодавство. У такій ситуації інформація передається самому власнику персональних даних, а не третім особам.
виправляємо помилку