Посадові обов'язки. Організовує роботу канцелярії. Забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням.
Здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання і передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання. Розробляє інструкції з ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організовує їх впровадження. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про додержання строків виконання документів. Забезпечує друкування і розмноження службових документів. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження. Керує працівниками канцелярії.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються організації діловодства; Єдину державну систему діловодства; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; структуру підприємства, установи, організації; організацію діловодства; схеми документообігу; порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності; терміни і порядок здачі справ в архів; системи організації контролю за виконанням документів; оргтехніку та інші технічні засоби управлінської праці; основи економіки, організації виробництва, праці та управління; основи трудового законодавства; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці.
Вимоги до кваліфікації. Середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту і стаж роботи за фахом не менше 3 років.
Наведені вище кваліфікаційні характеристики посади "Завідувач канцелярії» призначені для вирішення питань, пов'язаних з регулюванням трудових відносин та забезпеченням ефективної системи управління персоналом в різних організаціях. На основі цих характеристик розробляється посадова інструкція завідувача канцелярії, яка містить права і відповідальність працівника, а також конкретний перелік його посадових обов'язків з урахуванням особливостей організації та управління діяльністю підприємства (установи).
При складанні посадових інструкцій керівників і фахівців необхідно врахувати загальні положення до даного випуску довідника і введення до загальних положень до першого випуску довідника посад.
Звертаємо вашу увагу на те, що однакові і схожі назви посад можуть зустрічатися в різних випусках ЄКР. Знайти схожі назви можна через довідник посад (за алфавітом).