Дії керівника при звільненні головного бухгалтера
Перш, ніж звільняється займеться передачею справ новому головному бухгалтеру, керівник організації готує спеціальний відповідний наказ. У ньому повинні бути відображені такі відомості:
1. Хто несе відповідальність за передачу справ підприємства новому співробітнику.
2. В який період передача повинна бути закінчена.
3. У ньому ж розподіляються обов'язки, якщо звільняється співробітник якийсь час буде працювати разом з новачком.
4. Дата, до якої попередній співробітник завершить всі свої справи і операції.
5. Порядок проведення інвентаризації та її терміни. Ця умова обов'язкова, якщо головний бухгалтер несе повну матеріальну відповідальність, тобто таку умову прописано в трудовому договорі, який з ним був укладений.
6. Порядок оформлення всіх необхідних при цій процедурі документів.
Акт прийому-передачі справ
Затвердженої форми цього акту немає. Його оформляють, приклавши до нього опис переданих документів, або їх перелік вказується в самому акті, якщо цей перелік невеликою. Складається цей документ у довільній формі у двох примірниках, один з яких передається іде працівникові. Якщо звільнення головного бухгалтера проводиться у філії компанії, ще одна копія повинна бути підготовлена для головного офісу.
В першу чергу при звільненні головного бухгалтера проводиться інвентаризація і звіряння всіх документів. На підставі результатів, які були отримані в процесі і складається відповідний акт.
Акт прийому-передачі справ повинен містити такі дані:
• Дата, коли була завершена передача справ при звільненні головного бухгалтера.
• Всі співробітники і найняті люди, які брали участь в передачі справ. Адже залучені в цей процес можуть бути і інші працівники бухгалтерії та аудитори, які найняті зі сторонніх організацій. Їх кількість і повний перелік затверджується керівником.
• Документи, які були вивчені: їх дати і найменування. Це тільки ті документи, які були на відповідальності минає співробітника. Причому, новий співробітник повинен бути впевнений, що отримав доступ до всіх документів, за які відповідав його попередник за останні п'ять років.
• Помилки, недоліки і порушення, які були в результаті передачі справ. Особливо, ті, які відносяться до грошового та матеріального обліку.
• Розбіжності, виявлені в наявних даних бухгалтерської та податкової звітності з даними комп'ютерної бухгалтерської програми.
Якщо є така можливість, до акту потрібно докласти письмові пояснення щодо всіх розбіжностей, написані колишнім співробітником. Якщо обов'язки касира так само виконував бухгалтер, він повинен передати новому співробітнику крім документації гроші, ключі від каси, бланки суворої звітності і чеки.
Особливу увагу слід приділяти документам, що відносяться до періоду три попередніх роки. Адже саме за цей період можгут провести перевірку працівники податкової служби.
Засвідчення документа про передачу справ при звільненні головного бухгалтера
Якщо на місце було знайдено новий співробітник, акт запевняє він, його попередник і керівник підприємства. Слід зазначити, що взяти нового головного бухгалтера, якщо йому доведеться працювати з ще не звільненим попереднім, не можна. На період передачі справ його слід оформити, наприклад, як помічника. Чи не укладати договори з новим співробітником, поки не піде старий - рішення помилкове. Адже справи в цьому випадку, передаються сторонній в організації людині.
При передачі справ при звільненні. коли новий працівник ще не знайдений, тимчасово справи можна передати іншому працівникові бухгалтерії або безпосередньо керівнику.
Іноді приймається рішення передати справи аутсорсингової компанії. Її працівник і приймає справи під розпис і на підставі укладеного договору між підприємством і компанією, яка буде займатися веденням справ у подальшому.
У будь-якому випадку, підпис працівника, який залишає свою посаду, обов'язкове. Якщо підписувати документ він відмовляється, складається акт, що фіксує його вчинок. Він повинен бути підтверджений двома свідками. Наказом керівник призначає комісію для оцінки стану бухгалтерського обліку. Якщо якихось паперів не вистачає, складений акт, який підтверджує їх відсутність на момент відходу попередника, зніме відповідальність з нового працівника.
Слід зазначити, що процедура передачі справ заняття відповідальне. Тому поспішати і її порушувати не слід. Як не слід доручать її організацію працівникові, якого належить звільнити. Це обов'язок керівника. А акт прийому передачі справ при звільненні головного бухгалтера, повинен бути складений докладний і містити правильні дані.