Часто люди починають планувати свій день і .... перестають. Чому?
Розбиратися, чому не працюють методики особистої ефективності і тайм-менеджменту у більшості початківців почнемо з малого, з самого елементарного - з побудови списку справ на день.
У цій статті я пропоную детально розібрати найпростіший на перший погляд інструмент підвищення ефективності використання свого часу - список справ на день.
Впевнена поки чітко не відпрацьований алгоритм побудови одного дня, складно планувати тиждень.
Як я живу день, так я живу життя
Відомий цікавий історичний випадок, що стався в сталеливарної компанії «Bethlehem Steel Company». Компанія вирішила підвищити продуктивність своїх співробітників і всьому керівному складу, включаючи начальників відділів, було доручено складати в кінці робочого дня список справ на завтра і строго слідувати йому. Через три місяці результат всіх здивував - працівники стали краще виконувати свої обов'язки і підвищили обсяги.
Якщо ви тільки зараз усвідомили необхідність почати створювати список ваших справ на день, то виберіть найпростішої інструмент-лист і ручку. Якщо у вас є певний досвід управління справами, то можна використовувати будь-який електронний додаток. У будь-якому випадку, вибирайте будь-який інструмент, який найкраще відповідає вашим звичкам і ритму життя.
Попереду всього сім простих кроків, які вам допоможуть створити працюючий список справ на день і дадуть відповідь на питання: чому раніше у вас це зробити не виходило?
1.Сбор вхідної інформації
Згадайте, де у вас зберігаються підказки про ваші справи, які потрібно зробити?
Можливо ваші відповіді будуть такими:
- блокнот або щоденник;
- стікери на моніторі;
- інші листочки на столі або сумці і т.д
Список всіх невиконаних справ, зобов'язань, корисної інформації та іншого будемо називати «вхідним». А місце, в якому зберігаються входять ми будемо називати «Вхідні» або «Inbox». Іншими словами «Вхідні» - це список усього, що чекає від нас вирішення і включає в себе як особисті справи. так і робочі.
А зараз випишіть на аркуш окремими рядками всі справи, які спливають у вашій пам'яті на даний момент в тому формулюванні як вам звично. Виписали? Відмінно, даний лист і буде вашим inbox. У міру виникнення нових справ, ідей, думок та іншого вивантажуйте їх саме в цей список.
Швидше за все цей список буде мало схожий на список завдань, але це буде перший крок на шляху до управління своїм днем.
2. Правильне формулювання завдань
Дайте відповідь на питання: яке завдання ви виконаєте першій-строкову або важливу?
А тепер перевірте свою відповідь. Правильна відповідь на поставлене вище питання - ви виконаєте першої зрозумілу задачу.
Саме тому важливо правильно формулювати завдання. Що це означає?
Правильно сформульована задача повинна відповідати наступним критеріям:
А тепер з вашого списку «Вхідні» візьміть перша справа і висловіть його так, щоб формулювання відповідала 5 критеріям, зазначених вище.
3.Едіний список справ
На цьому кроці по черзі проводимо обробку справ зі списку «Вхідні», використовуючи 5 критеріїв правильного формулювання завдання. В результаті отримуємо список завдань на день.
Обробка вхідних і формулювання завдань по 5-ти критеріальною системі необхідно робити щодня. Як правило, це займає не більше 15-20 хвилин.
Список справ на день повинен бути єдиним. Чи не ділимо списки завдань на особисті і робочі. Все пишемо в одному списку.
Список повинен бути єдиним, єдиним і завжди на виду, тоді ви точно нічого не забудете.
4. Не перетворюйте проекти в завдання
Проект - це справа, що складається з більш, ніж одна, завдань, тривалістю до 30 хвилин.
Наприклад, побудувати будинок - це проект, так як досягти такого результату за одну дію за 30 хвилин неможливо.
Дробимо такі справи на завдання тривалістю не більше 30 хвилин.
5. Не плануй занадто багато
Не ставте в список на день більше 8-10 завдань.
Дуже часто ми переоцінюємо те, що ми можемо зробити за день. Це додає негатив в наше життя і призводить до розчарування в користь планування.
Заплановані завдання на день повинні складати не більше 60% робочого часу. інші 40% заповнять непередбачені ситуації. Такий підхід дозволить зробити план дня більш гнучким і зніме напруженість.
6.Начні спочатку
Навіть якщо спроба вести список справ не увінчалася успіхом, почати спочатку можна в будь-який момент.
У цьому випадку, коли ми зриваємося зі своєї системи, то засмучуємося і думаємо, що ця система не для нас, що це не для мене.
Важливо розуміти, що можна почати заново в будь-який момент.
7.Іскореняйте прокастінацію
Є завдання, які ми не робимо день за днем. Правильно сформульована задача не дає приводу до прокастінаціі.
Якщо ваше завдання не виконується від 3 і більше днів, то
- такі завдання буде корисно переформулювати.
- взяти і розбити на ще більш дрібні завдання.
Якщо ви виконали завдання і рекомендації запропонованих семи кроків, то зараз перед вами - робочий список завдань на день. тепер ви точно знаєте, що потрібно робити саме сьогодні! Тепер головне - чітко слідувати плану!
Цей матеріал можна використовувати як інструкцію до застосування. Якщо ви хочете керувати своїм днем, то виконуйте запропонований алгоритм щодня протягом одного місяця, впевнена, що результат такої роботи вам дуже здивує і сподобається.
«Один із секретів того, як встигнути зробити більше, - складати список справ на кожен день, мати його перед очима і керуватися ним» Жан де Лафонтен
Успіхів і високої продуктивності!
Читайте ще:
